Απαιτήσεις Πελατών: Πώς οι Καθυστερημένες Εισπράξεις Επηρεάζουν την Επιχείρησή σας

Η επιχείρησή σας μπορεί να πραγματοποιεί πολλές πωλήσεις και να αυξάνει τον τζίρο της. Ωστόσο, αν οι πελάτες πληρώνουν αργά, η επιχείρηση μπορεί να μην έχει τα χρήματα που χρειάζεται στο ταμείο της.

Γι’ αυτό, οι απαιτήσεις πελατών χρειάζονται συστηματική παρακολούθηση.

Δεν αρκεί να γνωρίζετε πόσο πουλήσατε. Αντίθετα, χρειάζεται να γνωρίζετε πόσα εισπράξατε, πόσα σας χρωστούν οι πελάτες και πότε περιμένετε τις επόμενες πληρωμές.

Επιπλέον, οι καθυστερημένες εισπράξεις μπορούν να δημιουργήσουν πίεση ακόμη και σε μια επιχείρηση που εμφανίζει καλές πωλήσεις και κέρδος.

Επομένως, η διοίκηση χρειάζεται καθαρή εικόνα των απαιτήσεων κάθε μήνα.

Τι είναι οι απαιτήσεις πελατών;

Οι απαιτήσεις πελατών δείχνουν τα ποσά που χρωστούν οι πελάτες στην επιχείρηση.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία εκδίδει τιμολόγιο 5.000 € και συμφωνεί με τον πελάτη πληρωμή σε 60 ημέρες.

Η εταιρεία έκανε την πώληση. Ωστόσο, ο πελάτης δεν έχει πληρώσει ακόμη τα 5.000 €.

Άρα, η εταιρεία έχει απαίτηση 5.000 € από τον συγκεκριμένο πελάτη.

Αυτό το απλό παράδειγμα δείχνει μια σημαντική διαφορά:

Η πώληση δεν σημαίνει απαραίτητα και είσπραξη.

Γιατί ο υψηλός τζίρος δεν εξασφαλίζει χρήματα στο ταμείο

Ο υψηλός τζίρος δείχνει ότι η επιχείρηση πραγματοποιεί πωλήσεις. Ωστόσο, δεν δείχνει πόσα χρήματα έχει ήδη εισπράξει.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία πραγματοποιεί πωλήσεις 50.000 € μέσα σε έναν μήνα. Παράλληλα, οι πελάτες πληρώνουν μόνο 20.000 €.

Άρα, η εταιρεία περιμένει ακόμη 30.000 € από τους πελάτες της.

Την ίδια στιγμή, όμως, η εταιρεία πληρώνει προμηθευτές, μισθοδοσία, ασφαλιστικές εισφορές, φόρους, ενοίκια και άλλα λειτουργικά έξοδα.

Επομένως, μπορεί να έχει υψηλό τζίρο αλλά περιορισμένα διαθέσιμα χρήματα.

Ακριβώς γι’ αυτό, η διοίκηση πρέπει να εξετάζει μαζί πωλήσεις, απαιτήσεις και εισπράξεις.

1. Υπολογίστε πόσα σας χρωστούν οι πελάτες

Αρχικά, η διοίκηση χρειάζεται να γνωρίζει το συνολικό ποσό που χρωστούν οι πελάτες.

Η πληροφορία αυτή πρέπει να είναι διαθέσιμη άμεσα.

Το λογιστήριο μπορεί να συγκεντρώνει τις καρτέλες των πελατών και να παρουσιάζει τα σχετικά υπόλοιπα.

Έτσι, η επιχείρηση γνωρίζει πόσα χρήματα περιμένει να εισπράξει.

Επιπλέον, μπορεί να συγκρίνει το ποσό με τις υποχρεώσεις που πρέπει να πληρώσει το επόμενο διάστημα.

2. Δείτε ποιοι πελάτες δημιουργούν τις μεγαλύτερες απαιτήσεις

Το συνολικό ποσό από μόνο του δεν αρκεί.

Για παράδειγμα, δύο επιχειρήσεις μπορεί να έχουν απαιτήσεις 50.000 €.

Στην πρώτη περίπτωση, 100 πελάτες χρωστούν από 500 €.

Στη δεύτερη περίπτωση, ένας πελάτης χρωστά 40.000 € και οι υπόλοιποι πελάτες χρωστούν μικρότερα ποσά.

Επομένως, οι δύο επιχειρήσεις δεν αντιμετωπίζουν την ίδια κατάσταση.

Η δεύτερη επιχείρηση εξαρτά μεγαλύτερο μέρος των μελλοντικών εισπράξεών της από έναν πελάτη.

Γι’ αυτό, η διοίκηση πρέπει να γνωρίζει ποιος χρωστά και πόσο χρωστά.

3. Ελέγξτε πόσο παλιές είναι οι οφειλές

Στη συνέχεια, εξετάστε πόσο χρόνο παραμένει κάθε ποσό απλήρωτο.

Μια πρόσφατη οφειλή δεν έχει την ίδια σημασία με μια οφειλή που παραμένει απλήρωτη για πολλούς μήνες.

Γι’ αυτό, η επιχείρηση μπορεί να χωρίζει τα υπόλοιπα σε χρονικές κατηγορίες:

• έως 30 ημέρες,
• από 31 έως 60 ημέρες,
• από 61 έως 90 ημέρες,
• πάνω από 90 ημέρες.

Έτσι, η διοίκηση εντοπίζει γρήγορα τις παλαιότερες οφειλές.

Παράλληλα, μπορεί να δώσει προτεραιότητα στους πελάτες που καθυστερούν περισσότερο.

4. Παρακολουθήστε πότε πρέπει να πληρώσει κάθε πελάτης

Η επιχείρηση πρέπει επίσης να γνωρίζει τις συμφωνημένες ημερομηνίες πληρωμής.

Για παράδειγμα, αν ένας πελάτης έχει συμφωνήσει πίστωση 30 ημερών, η διοίκηση πρέπει να γνωρίζει πότε λήγει αυτή η περίοδος.

Έτσι, η επιχείρηση εντοπίζει την καθυστέρηση αμέσως.

Επιπλέον, μπορεί να υπολογίσει καλύτερα τις αναμενόμενες εισπράξεις των επόμενων εβδομάδων.

Αυτό βοηθά σημαντικά και στον προγραμματισμό των πληρωμών.

5. Ελέγξτε τις καθυστερήσεις νωρίς

Η επιχείρηση δεν χρειάζεται να περιμένει μήνες για να εξετάσει μια καθυστέρηση.

Αντίθετα, ο έγκαιρος έλεγχος δίνει περισσότερο χρόνο για σωστή διαχείριση.

Για παράδειγμα, ένας πελάτης δεν πληρώνει στην ημερομηνία που έχει συμφωνήσει. Η επιχείρηση μπορεί τότε να επικοινωνήσει μαζί του και να ζητήσει ενημέρωση για την πληρωμή.

Έτσι, δεν αφήνει το υπόλοιπο χωρίς παρακολούθηση.

Παράλληλα, η διοίκηση αποκτά καλύτερη εικόνα για τις εισπράξεις που μπορεί πραγματικά να περιμένει.

Δεν γνωρίζετε πόσα ακριβώς σας χρωστούν οι πελάτες σας;

Η ACCTAXIS μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε καλύτερα τη λογιστική και οικονομική παρακολούθηση της επιχείρησής σας.

6. Συνδέστε τις απαιτήσεις πελατών με τη ρευστότητα

Οι καθυστερημένες εισπράξεις επηρεάζουν άμεσα τα διαθέσιμα χρήματα της επιχείρησης.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να περιμένει 80.000 € από πελάτες. Ωστόσο, ο τραπεζικός της λογαριασμός μπορεί να διαθέτει πολύ μικρότερο ποσό.

Την ίδια στιγμή, η εταιρεία πρέπει να καλύψει τις τρέχουσες υποχρεώσεις της.

Γι’ αυτό, η διοίκηση πρέπει να εξετάζει μαζί:

πωλήσεις → απαιτήσεις → εισπράξεις → πληρωμές → διαθέσιμα χρήματα.

Με αυτόν τον τρόπο, καταλαβαίνει καλύτερα την πραγματική οικονομική κατάσταση.

Διαβάστε επίσης τον οδηγό μας για τη ρευστότητα επιχείρησης και δείτε γιατί μια εταιρεία μπορεί να έχει κέρδος αλλά περιορισμένα διαθέσιμα χρήματα.

7. Βάλτε κανόνες στην πίστωση προς τους πελάτες

Η πίστωση μπορεί να βοηθήσει μια εμπορική συνεργασία. Ωστόσο, η επιχείρηση χρειάζεται κανόνες.

Για παράδειγμα, ένας πελάτης μπορεί να ζητήσει νέα μεγάλη παραγγελία ενώ χρωστά ήδη σημαντικό ποσό.

Πριν εγκρίνει τη νέα συναλλαγή, η διοίκηση μπορεί να εξετάσει το υπάρχον υπόλοιπο του πελάτη.

Επίσης, μπορεί να ελέγξει πόσο γρήγορα πλήρωσε τις προηγούμενες αγορές του.

Έτσι, η επιχείρηση συνδέει τις νέες πωλήσεις με την προηγούμενη συμπεριφορά πληρωμών.

Επομένως, δεν εξετάζει μόνο πόσο αγοράζει ένας πελάτης. Εξετάζει και πώς πληρώνει.

8. Μην αξιολογείτε έναν πελάτη μόνο από τον τζίρο

Ένας μεγάλος πελάτης μπορεί να δημιουργεί σημαντικές πωλήσεις.

Ωστόσο, αν πληρώνει συστηματικά με μεγάλη καθυστέρηση, μπορεί παράλληλα να δεσμεύει σημαντικό μέρος των χρημάτων της επιχείρησης.

Για παράδειγμα, ένας πελάτης αγοράζει κάθε μήνα προϊόντα αξίας 20.000 €. Παράλληλα, πληρώνει αρκετούς μήνες αργότερα.

Η επιχείρηση συνεχίζει να αυξάνει τις πωλήσεις της προς αυτόν. Ταυτόχρονα, όμως, αυξάνει και το ποσό που περιμένει να εισπράξει.

Γι’ αυτό, η διοίκηση πρέπει να εξετάζει τόσο τον τζίρο όσο και τον χρόνο είσπραξης.

9. Συγκρίνετε τις εισπράξεις με τις πληρωμές

Οι απαιτήσεις δεν λειτουργούν ανεξάρτητα από τις υπόλοιπες οικονομικές υποχρεώσεις.

Η επιχείρηση εισπράττει από πελάτες και, παράλληλα, πληρώνει προμηθευτές, προσωπικό, φόρους και λειτουργικά έξοδα.

Επομένως, η διοίκηση χρειάζεται να συγκρίνει τις αναμενόμενες εισπράξεις με τις επερχόμενες πληρωμές.

Για παράδειγμα, η επιχείρηση περιμένει να εισπράξει 15.000 € μέσα στις επόμενες 30 ημέρες. Ωστόσο, πρέπει να πληρώσει 25.000 € στο ίδιο διάστημα.

Αυτή η πληροφορία δείχνει εγκαίρως μια πιθανή πίεση στη ρευστότητα.

Έτσι, η διοίκηση έχει περισσότερο χρόνο για να οργανώσει τις κινήσεις της.

10. Ελέγξτε τις καρτέλες των πελατών

Οι καρτέλες πελατών αποτελούν βασικό εργαλείο παρακολούθησης.

Το λογιστήριο μπορεί να συγκρίνει τα τιμολόγια, τα πιστωτικά και τις εισπράξεις κάθε πελάτη.

Έτσι, μπορεί να εντοπίσει διαφορές στα υπόλοιπα.

Επιπλέον, μπορεί να βρει πληρωμές που χρειάζονται σωστή αντιστοίχιση ή παλιές εγγραφές που χρειάζονται διερεύνηση.

Η σωστή εικόνα της καρτέλας βοηθά τόσο το λογιστήριο όσο και τη διοίκηση.

Γι’ αυτό, η επιχείρηση πρέπει να ελέγχει συστηματικά τα σημαντικά υπόλοιπα.

11. Εξετάστε τις απαιτήσεις πριν από μια νέα επένδυση

Οι απαιτήσεις πελατών επηρεάζουν και τις αποφάσεις ανάπτυξης.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση σχεδιάζει να αγοράσει νέο εξοπλισμό ή να προσλάβει προσωπικό.

Πριν προχωρήσει, πρέπει να εξετάσει τα διαθέσιμα χρήματα και τις αναμενόμενες εισπράξεις.

Αν οι πελάτες χρωστούν μεγάλο ποσό, η επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί περισσότερο χρόνο μέχρι να αποκτήσει τα χρήματα που χρειάζεται.

Επομένως, η διοίκηση πρέπει να συνδυάζει τις απαιτήσεις με την κερδοφορία της επιχείρησης.

Έτσι, αξιολογεί μια επένδυση με πιο ολοκληρωμένη οικονομική εικόνα.

12. Παρακολουθήστε τις απαιτήσεις κάθε μήνα

Ο μηνιαίος έλεγχος βοηθά την επιχείρηση να εντοπίζει έγκαιρα τις αλλαγές.

Για παράδειγμα, η διοίκηση μπορεί να συγκρίνει τις απαιτήσεις του τρέχοντος μήνα με εκείνες του προηγούμενου.

Αν το συνολικό ποσό αυξάνεται συνεχώς, χρειάζεται να εξετάσει την αιτία.

Μπορεί να αυξήθηκαν οι πωλήσεις. Ωστόσο, μπορεί επίσης οι πελάτες να πληρώνουν πιο αργά.

Γι’ αυτό, το μηνιαίο κλείσιμο λογιστηρίου μπορεί να περιλαμβάνει και έλεγχο των σημαντικών υπολοίπων πελατών.

Έτσι, η επιχείρηση παρακολουθεί την εξέλιξη και όχι μόνο μια μεμονωμένη εικόνα.

Τι πρέπει να γνωρίζετε για τις απαιτήσεις κάθε μήνα;

Η διοίκηση δεν χρειάζεται δεκάδες περίπλοκες αναφορές.

Αντίθετα, χρειάζεται καθαρές απαντήσεις σε συγκεκριμένες ερωτήσεις.

Κάθε μήνα αξίζει να γνωρίζετε:

• Πόσα χρήματα χρωστούν συνολικά οι πελάτες;
• Ποιοι πελάτες έχουν τα μεγαλύτερα υπόλοιπα;
• Ποια ποσά έχουν ήδη καθυστερήσει;
• Ποιες οφειλές ξεπερνούν τις 30, 60 ή 90 ημέρες;
• Πόσα χρήματα περιμένει η επιχείρηση μέσα στον επόμενο μήνα;
• Ποιοι πελάτες αυξάνουν συνεχώς το υπόλοιπό τους;
• Πώς μεταβλήθηκαν οι συνολικές απαιτήσεις σε σχέση με τον προηγούμενο μήνα;

Έτσι, η διοίκηση αποκτά ουσιαστική εικόνα για τις εισπράξεις.

Επιπλέον, μπορεί να συνδέσει αυτές τις πληροφορίες με τις υποχρεώσεις και τη ρευστότητα.

Από την απλή λογιστική καταχώρηση στην οικονομική πληροφόρηση

Η λογιστική υποστήριξη μιας επιχείρησης δεν χρειάζεται να σταματά στην καταχώρηση των παραστατικών.

Η διοίκηση χρειάζεται και χρήσιμη οικονομική πληροφόρηση.

Οι απαιτήσεις πελατών αποτελούν χαρακτηριστικό παράδειγμα.

Όταν η επιχείρηση γνωρίζει τι πούλησε, τι εισέπραξε και τι περιμένει ακόμη από τους πελάτες, καταλαβαίνει καλύτερα την οικονομική της κατάσταση.

Παράλληλα, μπορεί να οργανώσει καλύτερα τις επόμενες πληρωμές και αποφάσεις της.

Γι’ αυτό, δείτε επίσης τι πρέπει να ζητάτε από τον λογιστή της επιχείρησής σας κάθε μήνα.

Συχνές Ερωτήσεις για τις Απαιτήσεις Πελατών

Τι είναι οι απαιτήσεις πελατών;

Οι απαιτήσεις πελατών είναι τα ποσά που χρωστούν οι πελάτες στην επιχείρηση. Η επιχείρηση έχει πραγματοποιήσει τη συναλλαγή, αλλά περιμένει ακόμη την πληρωμή.

Οι απαιτήσεις πελατών είναι το ίδιο με τον τζίρο;

Όχι. Ο τζίρος δείχνει τις πωλήσεις. Αντίθετα, οι απαιτήσεις δείχνουν τα ποσά που οι πελάτες εξακολουθούν να χρωστούν.

Γιατί πρέπει να ελέγχω πόσο παλιά είναι μια οφειλή;

Η ηλικία της οφειλής βοηθά την επιχείρηση να εντοπίσει τις σημαντικές καθυστερήσεις. Έτσι, η διοίκηση μπορεί να δώσει προτεραιότητα στα παλαιότερα υπόλοιπα.

Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχω τις απαιτήσεις;

Ο μηνιαίος έλεγχος αποτελεί μια καλή βάση για πολλές επιχειρήσεις. Ωστόσο, μια εταιρεία με μεγάλο όγκο συναλλαγών ή σημαντικές πιστώσεις μπορεί να χρειάζεται συχνότερη παρακολούθηση.

Μπορεί μια κερδοφόρα επιχείρηση να έχει πρόβλημα ρευστότητας λόγω πελατών;

Ναι. Οι πελάτες μπορεί να χρωστούν σημαντικά ποσά, ενώ η επιχείρηση πρέπει να πληρώνει τις δικές της υποχρεώσεις. Επομένως, το κέρδος δεν σημαίνει πάντα ότι υπάρχουν αρκετά διαθέσιμα χρήματα.

Τι πρέπει να ζητάω από το λογιστήριο για τις απαιτήσεις;

Ζητήστε καθαρή εικόνα των υπολοίπων ανά πελάτη, των σημαντικών καθυστερήσεων και της εξέλιξης των απαιτήσεων. Έτσι, μπορείτε να εντοπίζετε έγκαιρα πιθανά προβλήματα.

Αποκτήστε Καθαρή Εικόνα των Οικονομικών της Επιχείρησής σας

Αν θέλετε καλύτερη εικόνα των απαιτήσεων, των υποχρεώσεων και της οικονομικής λειτουργίας της επιχείρησής σας, επικοινωνήστε με την ACCTAXIS.

ACCTAXIS – Λογιστικό & Συμβουλευτικό Γραφείο

Καλέστε για Λογιστική Υποστήριξη Επιχείρησης

Η ACCTAXIS παρέχει λογιστική υποστήριξη επιχειρήσεων σε Κορυδαλλό, Νίκαια, Πειραιά και ολόκληρη την Αττική. Παράλληλα, συνεργάζεται με εταιρείες σε όλη την Ελλάδα μέσω εξ αποστάσεως υποστήριξης.

Προτιμάτε γραπτή επικοινωνία;