Λογιστής για Εμπορική Επιχείρηση: Τι Πρέπει να Προσέξετε

Ο λογιστής για εμπορική επιχείρηση δεν αναλαμβάνει απλώς την καταχώριση παραστατικών και την υποβολή φορολογικών δηλώσεων. Αντίθετα, παρακολουθεί ένα σύνολο καθημερινών συναλλαγών που επηρεάζουν άμεσα τη φορολογική εικόνα, την οργάνωση και τη σωστή λειτουργία της επιχείρησης.

Αγορές και πωλήσεις εμπορευμάτων, αποθέματα, ΦΠΑ, myDATA, ηλεκτρονική τιμολόγηση, POS, πληρωμές, εργαζόμενοι και συναλλαγές με προμηθευτές δημιουργούν ένα πολύ πιο σύνθετο περιβάλλον από εκείνο μιας απλής δραστηριότητας παροχής υπηρεσιών.

Επιπλέον, όσο αυξάνονται οι συναλλαγές τόσο μεγαλύτερη σημασία αποκτά η συστηματική λογιστική παρακολούθηση.

Για αυτόν τον λόγο, η επιλογή λογιστή για μία εμπορική επιχείρηση πρέπει να βασίζεται όχι μόνο στο κόστος, αλλά κυρίως στην εμπειρία, στην οργάνωση και στη δυνατότητα του λογιστικού γραφείου να παρακολουθεί αποτελεσματικά την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.

Στον οδηγό που ακολουθεί θα δούμε τι πρέπει να αναλαμβάνει ένας λογιστής εμπορικής επιχείρησης, ποια σημεία χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή και τι πρέπει να εξετάσετε πριν επιλέξετε λογιστικό συνεργάτη.

Γιατί μια εμπορική επιχείρηση έχει αυξημένες λογιστικές ανάγκες;

Μία εμπορική επιχείρηση πραγματοποιεί συνεχώς οικονομικές συναλλαγές.

Αγοράζει εμπορεύματα, συνεργάζεται με προμηθευτές, πραγματοποιεί λιανικές ή χονδρικές πωλήσεις, εισπράττει μέσω διαφορετικών τρόπων πληρωμής και, ανάλογα με τη δραστηριότητά της, μπορεί να διατηρεί σημαντικό απόθεμα.

Παράλληλα, μπορεί να λειτουργεί φυσικό κατάστημα, ηλεκτρονικό κατάστημα ή ακόμη και συνδυαστικά.

Επομένως, ο όγκος και η πολυπλοκότητα των δεδομένων αυξάνονται σημαντικά.

Ο λογιστής πρέπει να μπορεί να παρακολουθεί συνολικά αυτή τη δραστηριότητα και να συνδέει τα λογιστικά δεδομένα με τις φορολογικές υποχρεώσεις της επιχείρησης.

Η ACCTAXIS παρέχει λογιστικές υπηρεσίες για επιχειρήσεις, προσαρμοσμένες στη δραστηριότητα και στις πραγματικές ανάγκες κάθε επιχείρησης.

Τι πρέπει να αναλαμβάνει ο λογιστής μιας εμπορικής επιχείρησης;

Η λογιστική υποστήριξη πρέπει να προσαρμόζεται στον πραγματικό τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης.

Επομένως, πριν ξεκινήσει μία συνεργασία, πρέπει να καθοριστούν με σαφήνεια οι εργασίες που θα αναλαμβάνει το λογιστικό γραφείο.

Συνήθως, η λογιστική παρακολούθηση μιας εμπορικής επιχείρησης περιλαμβάνει:

• παρακολούθηση εσόδων και εξόδων,
• έλεγχο παραστατικών αγορών και πωλήσεων,
• παρακολούθηση ΦΠΑ,
• έλεγχο και συμφωνία myDATA,
• φορολογικές δηλώσεις,
• παρακολούθηση υποχρεώσεων,
• υποστήριξη σε θέματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης,
• έλεγχο συναλλαγών με προμηθευτές,
• καθώς και μισθοδοτική υποστήριξη όταν υπάρχει προσωπικό.

Ωστόσο, οι ανάγκες αλλάζουν σημαντικά ανάλογα με το μέγεθος και τη δραστηριότητα της επιχείρησης.

Για αυτό, δεν υπάρχει ένα ενιαίο μοντέλο λογιστικής παρακολούθησης που να ταιριάζει σε όλες τις εμπορικές επιχειρήσεις.

myDATA και εμπορική επιχείρηση

Το myDATA αποτελεί πλέον βασικό κομμάτι της καθημερινής λογιστικής λειτουργίας.

Μία εμπορική επιχείρηση μπορεί να διαβιβάζει μεγάλο αριθμό παραστατικών πωλήσεων και, παράλληλα, να λαμβάνει τιμολόγια από πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές.

Επομένως, δεν αρκεί απλώς να πραγματοποιείται η διαβίβαση.

Χρειάζεται να ελέγχονται τα δεδομένα, να εντοπίζονται αποκλίσεις και να εξετάζονται οι χαρακτηρισμοί των συναλλαγών.

Ένα λάθος που επαναλαμβάνεται σε μεγάλο αριθμό παραστατικών μπορεί να δημιουργήσει σημαντικότερο πρόβλημα από ένα μεμονωμένο λάθος.

Για αυτόν τον λόγο, η οργανωμένη παρακολούθηση του myDATA αποτελεί βασικό κριτήριο όταν επιλέγετε λογιστή για εμπορική επιχείρηση.

Μπορείτε επίσης να διαβάσετε τον οδηγό μας για τα συχνότερα λάθη στους χαρακτηρισμούς εξόδων myDATA.

ΦΠΑ και εμπορικές συναλλαγές

Ο ΦΠΑ αποτελεί μία ακόμη σημαντική περιοχή παρακολούθησης.

Οι αγορές, οι πωλήσεις, τα πιστωτικά παραστατικά και οι διαφορετικές κατηγορίες συναλλαγών επηρεάζουν τη φορολογική εικόνα της επιχείρησης.

Επομένως, ο λογιστής πρέπει να ελέγχει συστηματικά τα δεδομένα πριν από την υποβολή των σχετικών δηλώσεων.

Παράλληλα, όταν προκύπτουν αποκλίσεις μεταξύ λογιστικών δεδομένων και myDATA, χρειάζεται να διερευνώνται εγκαίρως.

Έτσι, η επιχείρηση περιορίζει τον κίνδυνο να μεταφέρει λανθασμένα δεδομένα από μήνα σε μήνα.

Παραστατικά αγορών και πωλήσεων

Σε μία εμπορική επιχείρηση ο αριθμός των παραστατικών μπορεί να αυξηθεί πολύ γρήγορα.

Για παράδειγμα, μία επιχείρηση μπορεί να πραγματοποιεί καθημερινά δεκάδες ή εκατοντάδες λιανικές συναλλαγές και, ταυτόχρονα, να λαμβάνει τιμολόγια αγορών από διαφορετικούς προμηθευτές.

Για αυτό, απαιτείται συγκεκριμένη διαδικασία για:

• την έκδοση παραστατικών,
• την παραλαβή τιμολογίων,
• την αποθήκευση των στοιχείων,
• την αποστολή τους στο λογιστικό γραφείο,
• καθώς και τον έλεγχο ότι τα δεδομένα έχουν διαβιβαστεί σωστά.

Όσο καλύτερα οργανώνεται αυτή η διαδικασία, τόσο αποτελεσματικότερη γίνεται και η λογιστική παρακολούθηση.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση και εμπορική επιχείρηση

Η τεχνολογία αποκτά συνεχώς μεγαλύτερο ρόλο στη λειτουργία των επιχειρήσεων.

Επομένως, ένας σύγχρονος λογιστικός συνεργάτης πρέπει να μπορεί να παρακολουθεί τις αλλαγές που αφορούν την ηλεκτρονική τιμολόγηση και τη διαβίβαση των δεδομένων.

Η επιλογή του κατάλληλου τρόπου έκδοσης παραστατικών πρέπει, παράλληλα, να συνδέεται με τον όγκο των συναλλαγών και τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης.

Έτσι, λογιστήριο και επιχείρηση μπορούν να λειτουργούν μέσα σε μία πιο οργανωμένη ροή δεδομένων.

Δείτε επίσης το άρθρο μας για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση B2B και B2G.

POS, IRIS και ηλεκτρονικές πληρωμές

Οι εμπορικές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πλέον πολλαπλούς τρόπους είσπραξης.

Μετρητά, POS, τραπεζικές μεταφορές και ηλεκτρονικές πληρωμές δημιουργούν διαφορετικές ροές συναλλαγών.

Για αυτό, η λογιστική παρακολούθηση πρέπει να λαμβάνει υπόψη όχι μόνο τα παραστατικά που εκδίδονται αλλά και τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιούνται οι εισπράξεις.

Η σωστή οργάνωση περιορίζει τις αποκλίσεις και διευκολύνει τους απαραίτητους ελέγχους.

Η ACCTAXIS έχει επίσης αναπτύξει ενημερωτικό περιεχόμενο σχετικά με τις πληρωμές IRIS για επιχειρήσεις.

Τι γίνεται όταν η εμπορική επιχείρηση διαθέτει e-shop;

Πολλές εμπορικές επιχειρήσεις δεν περιορίζονται πλέον στο φυσικό κατάστημα.

Αντίθετα, πραγματοποιούν παράλληλα πωλήσεις μέσω e-shop, marketplaces ή άλλων ηλεκτρονικών καναλιών.

Σε αυτή την περίπτωση, η λογιστική παρακολούθηση γίνεται ακόμη πιο απαιτητική.

Χρειάζεται να εξετάζονται:

• οι ηλεκτρονικές παραγγελίες,
• οι τρόποι πληρωμής,
• οι επιστροφές,
• τα παραστατικά,
• οι συναλλαγές μέσω πλατφορμών,
• το myDATA,
• καθώς και η φορολογική αντιμετώπιση των πωλήσεων.

Εάν η επιχείρησή σας λειτουργεί ηλεκτρονικό κατάστημα, μπορείτε να δείτε τη σελίδα της ACCTAXIS για Λογιστική Υποστήριξη Ηλεκτρονικών Καταστημάτων.

Αγορές από το εξωτερικό και εισαγωγές

Μία εμπορική επιχείρηση μπορεί να αγοράζει προϊόντα όχι μόνο από την Ελλάδα αλλά και από άλλες χώρες.

Σε αυτή την περίπτωση, οι λογιστικές και φορολογικές ανάγκες αλλάζουν.

Οι ενδοκοινοτικές συναλλαγές, οι εισαγωγές από τρίτες χώρες, ο ΦΠΑ και τα σχετικά παραστατικά απαιτούν σωστή αντιμετώπιση.

Επομένως, εάν η επιχείρηση συνεργάζεται με προμηθευτές του εξωτερικού, είναι σημαντικό να το γνωρίζει ο λογιστής από την αρχή.

Αυτό αποτελεί και έναν ακόμη λόγο για τον οποίο δύο εμπορικές επιχειρήσεις με παρόμοιο τζίρο μπορεί να έχουν εντελώς διαφορετικές ανάγκες λογιστικής υποστήριξης.

Εμπορική επιχείρηση με εργαζομένους

Εάν η επιχείρηση απασχολεί προσωπικό, προστίθεται ένα ακόμη σημαντικό επίπεδο υποχρεώσεων.

Η μισθοδοσία συνδέεται με προσλήψεις, συμβάσεις, ωράρια, άδειες, αποχωρήσεις, ασφαλιστικές εισφορές και δηλώσεις που αφορούν τον εργοδότη.

Επομένως, είναι σημαντικό να υπάρχει συντονισμός μεταξύ λογιστικής και μισθοδοτικής παρακολούθησης.

Η ACCTAXIS παρέχει Υπηρεσίες Μισθοδοσίας για επιχειρήσεις και εργοδότες, με στόχο την οργανωμένη παρακολούθηση των σχετικών υποχρεώσεων.

Πόσο κοστίζει ο λογιστής για μια εμπορική επιχείρηση;

Δεν υπάρχει μία ενιαία αμοιβή για όλες τις εμπορικές επιχειρήσεις.

Το κόστος μπορεί να επηρεάζεται από:

• τη νομική μορφή,
• τον αριθμό των παραστατικών,
• τον όγκο των συναλλαγών,
• το καθεστώς ΦΠΑ,
• τον αριθμό εργαζομένων,
• την ύπαρξη e-shop,
• τις συναλλαγές με το εξωτερικό,
• καθώς και τις πρόσθετες υπηρεσίες που απαιτούνται.

Για αυτό, δύο επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στον ίδιο κλάδο δεν έχουν απαραίτητα το ίδιο κόστος λογιστικής υποστήριξης.

Διαβάστε επίσης τον αναλυτικό οδηγό μας Πόσο Κοστίζει ένας Λογιστής για Επιχείρηση;

Πώς να επιλέξετε λογιστή για εμπορική επιχείρηση

Η επιλογή λογιστή δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στη χαμηλότερη τιμή.

Πριν αποφασίσετε, εξετάστε εάν το λογιστικό γραφείο:

• έχει εμπειρία στην παρακολούθηση επιχειρήσεων,
• κατανοεί τις ιδιαιτερότητες του εμπορίου,
• παρακολουθεί συστηματικά το myDATA,
• μπορεί να υποστηρίξει θέματα ΦΠΑ,
• γνωρίζει τις ανάγκες ηλεκτρονικής τιμολόγησης,
• μπορεί να αναλάβει μισθοδοσία,
• διαθέτει οργανωμένο τρόπο επικοινωνίας,
• και μπορεί να συνεχίσει να υποστηρίζει την επιχείρηση καθώς αυτή αναπτύσσεται.

Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε επίσης τον οδηγό μας Επιλογή Λογιστή για Επιχείρηση: Τι Πρέπει να Ρωτήσετε Πριν Συνεργαστείτε.

Τι πρέπει να ρωτήσετε πριν ξεκινήσετε συνεργασία;

Πριν συμφωνήσετε με ένα λογιστικό γραφείο, ζητήστε να γνωρίζετε ακριβώς το πλαίσιο της συνεργασίας.

Ρωτήστε:

1. Τι περιλαμβάνει η μηνιαία λογιστική υποστήριξη;
2. Πώς παρακολουθείται το myDATA;
3. Πώς αποστέλλονται τα παραστατικά;
4. Ποιες υπηρεσίες χρεώνονται ξεχωριστά;
5. Περιλαμβάνεται η μισθοδοσία;
6. Υπάρχει εμπειρία σε εμπορικές επιχειρήσεις;
7. Πώς γίνεται η ενημέρωση για τις φορολογικές υποχρεώσεις;
8. Υπάρχει δυνατότητα υποστήριξης συναλλαγών με το εξωτερικό;
9. Μπορεί να υποστηριχθεί παράλληλη λειτουργία φυσικού καταστήματος και e-shop;
10. Πώς οργανώνεται η επικοινωνία όταν προκύπτει ένα έκτακτο θέμα;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις σας επιτρέπουν να συγκρίνετε το πραγματικό επίπεδο υπηρεσιών και όχι μόνο τη μηνιαία αμοιβή.

Γιατί η λογιστική υποστήριξη πρέπει να ακολουθεί την ανάπτυξη της επιχείρησης;

Μία εμπορική επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με μικρό αριθμό συναλλαγών και στη συνέχεια να αναπτυχθεί σημαντικά.

Μπορεί, για παράδειγμα, να προσθέσει προσωπικό, να δημιουργήσει ηλεκτρονικό κατάστημα, να αυξήσει τους προμηθευτές της ή να ξεκινήσει συναλλαγές με το εξωτερικό.

Επομένως, η λογιστική υποστήριξη πρέπει να μπορεί να ακολουθήσει αυτή την εξέλιξη.

Ένας λογιστικός συνεργάτης που γνωρίζει ήδη τη λειτουργία της επιχείρησης μπορεί να υποστηρίξει αποτελεσματικότερα τις νέες ανάγκες που δημιουργούνται.

Για αυτό, κατά την επιλογή λογιστή δεν εξετάζουμε μόνο τι χρειάζεται η επιχείρηση σήμερα, αλλά και τι μπορεί να χρειαστεί αύριο.

Συχνές Ερωτήσεις

Χρειάζεται μια μικρή εμπορική επιχείρηση εξειδικευμένο λογιστή;

Η μικρή εμπορική επιχείρηση μπορεί να έχει σημαντικές λογιστικές υποχρεώσεις ανεξάρτητα από το μέγεθός της. Ο αριθμός των συναλλαγών, το ΦΠΑ, το myDATA, τα αποθέματα, το προσωπικό και οι τρόποι πληρωμής επηρεάζουν το επίπεδο υποστήριξης που χρειάζεται.

Τι πρέπει να γνωρίζει ένας λογιστής εμπορικής επιχείρησης;

Πρέπει να μπορεί να παρακολουθεί αγορές και πωλήσεις, ΦΠΑ, myDATA, παραστατικά, φορολογικές υποχρεώσεις και, όπου απαιτείται, μισθοδοσία και συναλλαγές με το εξωτερικό.

Χρειάζεται διαφορετική λογιστική υποστήριξη ένα κατάστημα με e-shop;

Η παράλληλη λειτουργία ηλεκτρονικού καταστήματος δημιουργεί πρόσθετες ροές συναλλαγών και πληρωμών. Για αυτό, η λογιστική παρακολούθηση πρέπει να λαμβάνει υπόψη τόσο το φυσικό όσο και το ηλεκτρονικό κανάλι πωλήσεων.

Από τι εξαρτάται το κόστος λογιστή για εμπορική επιχείρηση;

Μεταξύ άλλων, επηρεάζεται από τη νομική μορφή, τον αριθμό των παραστατικών, το προσωπικό, το ΦΠΑ, τον όγκο συναλλαγών και τυχόν συναλλαγές με το εξωτερικό.

Μπορεί το ίδιο λογιστικό γραφείο να αναλάβει και τη μισθοδοσία;

Ναι, εφόσον παρέχει υπηρεσίες μισθοδοσίας. Μάλιστα, η ενιαία παρακολούθηση μπορεί να διευκολύνει τον συντονισμό των λογιστικών και εργοδοτικών υποχρεώσεων.

Λογιστής για Εμπορική Επιχείρηση: Επιλέξτε με βάση τις πραγματικές ανάγκες σας

Ο κατάλληλος λογιστής για εμπορική επιχείρηση πρέπει να κατανοεί ότι πίσω από τα λογιστικά δεδομένα υπάρχει μία επιχείρηση που αγοράζει, πουλά, πληρώνει προμηθευτές, εισπράττει από πελάτες και ενδεχομένως απασχολεί εργαζομένους.

Επομένως, η σωστή λογιστική υποστήριξη δεν περιορίζεται στην εκπλήρωση μιας φορολογικής υποχρέωσης.

Απαιτεί συστηματική παρακολούθηση, σωστή οργάνωση και επικοινωνία.

Για αυτό, πριν επιλέξετε λογιστή, εξετάστε συνολικά τις υπηρεσίες που παρέχει και κατά πόσο μπορεί να υποστηρίξει τη σημερινή αλλά και τη μελλοντική λειτουργία της επιχείρησής σας.

Λογιστική Υποστήριξη Εμπορικών Επιχειρήσεων από την ACCTAXIS

Η ACCTAXIS – Λογιστικό & Συμβουλευτικό Γραφείο παρέχει λογιστική, φορολογική και μισθοδοτική υποστήριξη σε επιχειρήσεις, προσαρμοσμένη στη νομική μορφή, στον όγκο συναλλαγών και στον τρόπο λειτουργίας κάθε δραστηριότητας.

Εάν διατηρείτε εμπορική επιχείρηση και αναζητάτε οργανωμένη λογιστική υποστήριξη ή εξετάζετε αλλαγή λογιστικού συνεργάτη, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

ACCTAXIS – Λογιστικό & Συμβουλευτικό Γραφείο
Ταξιαρχών 4, Κορυδαλλός, ΤΚ 18120
☎️ 210 496 9038
📱 698 039 1930

Εξυπηρέτηση επιχειρήσεων σε Κορυδαλλό, Νίκαια, Πειραιά και ολόκληρη την Αττική.