5 Σημάδια ότι η Επιχείρησή σας Χρειάζεται Καλύτερη Λογιστική Υποστήριξη

Μια επιχείρηση δεν χρειάζεται να περιμένει ένα φορολογικό πρόβλημα ή ένα πρόστιμο για να καταλάβει ότι η λογιστική της υποστήριξη δεν επαρκεί πλέον.

Συνήθως, τα πρώτα σημάδια εμφανίζονται πολύ νωρίτερα.

Η διοίκηση δυσκολεύεται να γνωρίζει τις επόμενες υποχρεώσεις. Τα παραστατικά συσσωρεύονται. Οι απαντήσεις καθυστερούν. Το προσωπικό αυξάνεται, οι συναλλαγές γίνονται πιο σύνθετες και ο λογιστής ενημερώνεται κυρίως όταν πλησιάζει κάποια προθεσμία.

Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι ο υπάρχων λογιστής είναι ανεπαρκής. Συχνά σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει εξελιχθεί, ενώ το μοντέλο λογιστικής υποστήριξης έχει παραμείνει ίδιο.

Για αυτό, μια αναπτυσσόμενη εταιρεία πρέπει να αξιολογεί τακτικά αν η λογιστική υποστήριξη της επιχείρησης εξακολουθεί να καλύπτει τις πραγματικές ανάγκες της.

Ακολουθούν 5 σημάδια που αξίζει να προσέξετε.

1. Μαθαίνετε τις φορολογικές υποχρεώσεις σας την τελευταία στιγμή

Ο λογιστής σας ενημερώνει για μια πληρωμή λίγο πριν από την προθεσμία και εσείς πρέπει ξαφνικά να βρείτε την απαιτούμενη ρευστότητα.

Αν αυτό συμβαίνει συστηματικά, η επιχείρηση δεν διαθέτει επαρκή οικονομικό προγραμματισμό.

Μια οργανωμένη λογιστική συνεργασία δεν μπορεί φυσικά να προβλέψει κάθε μελλοντικό ποσό με απόλυτη ακρίβεια. Ωστόσο, πρέπει να βοηθά τη διοίκηση να γνωρίζει τις βασικές υποχρεώσεις και τις σχετικές προθεσμίες εγκαίρως.

Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να προγραμματίζει καλύτερα τις ταμειακές της ανάγκες.

Το πραγματικό πρόβλημα δεν είναι μόνο η προθεσμία

Αν μια φορολογική υποχρέωση αιφνιδιάζει συνεχώς τη διοίκηση, το πρόβλημα δεν αφορά μόνο την πληρωμή.

Αφορά και τη ρευστότητα.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να έχει σημαντικό τζίρο αλλά ταυτόχρονα να περιμένει εισπράξεις από πελάτες. Αν δεν γνωρίζει εγκαίρως τις επερχόμενες υποχρεώσεις της, μπορεί να αντιμετωπίσει πίεση χωρίς να έχει πραγματικό πρόβλημα κερδοφορίας.

Επομένως, η σωστή λογιστική ενημέρωση πρέπει να βοηθά την επιχείρηση να προγραμματίζει και όχι απλώς να αντιδρά.

2. Ο λογιστής μαθαίνει τις σημαντικές αποφάσεις αφού έχουν ήδη υλοποιηθεί

Πρόσληψη εργαζομένου. Νέα δραστηριότητα. Αγορά εξοπλισμού. Νέο κατάστημα. Συνεργασία με εταιρεία του εξωτερικού. Εισαγωγή προϊόντων.

Όλες αυτές οι αποφάσεις μπορούν να δημιουργήσουν λογιστικές, φορολογικές ή εργασιακές συνέπειες.

Ωστόσο, αρκετές επιχειρήσεις ακολουθούν την αντίστροφη διαδικασία:

αποφασίζουν → υλοποιούν → ενημερώνουν τον λογιστή → εξετάζουν τι έπρεπε να είχε γίνει.

Η καλύτερη διαδικασία είναι:

σχεδιάζουν → συζητούν → ελέγχουν τις υποχρεώσεις → αποφασίζουν → υλοποιούν.

Έτσι, το λογιστήριο συμμετέχει στον σωστό προγραμματισμό πριν δημιουργηθούν εκκρεμότητες.

Ο λογιστής δεν πρέπει να λειτουργεί μόνο μετά το γεγονός

Η αξία της λογιστικής υποστήριξης αυξάνεται όταν η επικοινωνία γίνεται εγκαίρως.

Για παράδειγμα, αν μια επιχείρηση σχεδιάζει να ξεκινήσει πωλήσεις σε άλλη χώρα, πρέπει πρώτα να εξετάσει τον τρόπο τιμολόγησης και τις πιθανές φορολογικές υποχρεώσεις.

Το ίδιο ισχύει πριν από μια πρόσληψη ή μια σημαντική επένδυση.

Επομένως, η λογιστική συνεργασία πρέπει να δημιουργεί χώρο για προληπτική καθοδήγηση και όχι μόνο για διορθώσεις.

3. Η επιχείρηση μεγαλώνει αλλά το λογιστήριο λειτουργεί όπως όταν ήταν πολύ μικρότερη

Αυτό αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα σημάδια.

Μια επιχείρηση μπορεί να ξεκίνησε με έναν ιδιοκτήτη, λίγους πελάτες και περιορισμένο αριθμό παραστατικών.

Στη συνέχεια, όμως, μπορεί να αποκτήσει:

• προσωπικό,
• περισσότερους προμηθευτές,
• μεγαλύτερο κύκλο εργασιών,
• νέες δραστηριότητες,
• περισσότερους τραπεζικούς λογαριασμούς,
• συναλλαγές εξωτερικού,
• e-shop,
• υποκαταστήματα ή αποθήκες.

Αν η λογιστική διαδικασία παραμένει ακριβώς ίδια, κάποια στιγμή θα εμφανιστούν καθυστερήσεις και κενά.

Για αυτό, η λογιστική οργάνωση πρέπει να εξελίσσεται μαζί με την επιχείρηση.

Περισσότερος τζίρος σημαίνει συχνά περισσότερη πολυπλοκότητα

Η αύξηση του κύκλου εργασιών δεν δημιουργεί μόνο περισσότερα έσοδα.

Συνήθως δημιουργεί και περισσότερες συναλλαγές, μεγαλύτερες ανάγκες σε προσωπικό, περισσότερα έξοδα και αυξημένες απαιτήσεις ελέγχου.

Επομένως, αυτό που λειτουργούσε όταν η εταιρεία είχε 20 παραστατικά τον μήνα μπορεί να μην λειτουργεί όταν πλέον διαχειρίζεται 200 ή 500.

Το ίδιο ισχύει και για τη μισθοδοσία.

Αν η εταιρεία αυξάνει το προσωπικό της, χρειάζεται καλύτερο συντονισμό μεταξύ διοίκησης, λογιστηρίου και payroll. Δείτε αναλυτικά τι περιλαμβάνει η λογιστική υποστήριξη επιχείρησης με προσωπικό.

4. Δεν μπορείτε να πάρετε εύκολα μια καθαρή οικονομική εικόνα της επιχείρησης

Ρωτάτε:

«Πώς πάει πραγματικά η επιχείρηση;»

και η μόνη απάντηση που έχετε είναι το υπόλοιπο της τράπεζας ή ο συνολικός τζίρος.

Αυτό δεν αρκεί.

Το τραπεζικό υπόλοιπο δείχνει πόσα χρήματα υπάρχουν εκείνη τη στιγμή. Δεν δείχνει από μόνο του την κερδοφορία, τις απαιτήσεις από πελάτες, τις υποχρεώσεις προς προμηθευτές ή τις επερχόμενες φορολογικές ανάγκες.

Παράλληλα, ο τζίρος δεν δείχνει τι πραγματικά μένει στην επιχείρηση.

Για αυτό, όσο μεγαλώνει μια εταιρεία, η διοίκηση χρειάζεται καλύτερη οικονομική πληροφόρηση.

Ποιες πληροφορίες πρέπει να ενδιαφέρουν τη διοίκηση;

Ανάλογα με τη δραστηριότητα, είναι χρήσιμο να γνωρίζει:

• πώς εξελίσσονται έσοδα και έξοδα,
• ποιες απαιτήσεις παραμένουν ανοικτές,
• ποιες σημαντικές υποχρεώσεις πλησιάζουν,
• πώς κινείται το κόστος προσωπικού,
• ποια δραστηριότητα ή έργο αποδίδει περισσότερο,
• πώς εξελίσσεται η ρευστότητα.

Δεν χρειάζεται κάθε μικρή επιχείρηση ένα σύνθετο οικονομικό reporting system.

Ωστόσο, καθώς μεγαλώνει, χρειάζεται περισσότερη πληροφορία από μια απλή φορολογική δήλωση.

5. Η επικοινωνία με το λογιστικό γραφείο έχει γίνει συνεχής πηγή καθυστερήσεων

Καμία λογιστική συνεργασία δεν μπορεί να βασίζεται στην απαίτηση για άμεση απάντηση κάθε στιγμή.

Ωστόσο, υπάρχει διαφορά ανάμεσα σε έναν λογικό χρόνο ανταπόκρισης και σε μια συνεργασία όπου η επιχείρηση δυσκολεύεται συστηματικά να πάρει απαντήσεις.

Αν σημαντικά ζητήματα μένουν ανοιχτά για μεγάλο διάστημα, η διοίκηση δυσκολεύεται να πάρει αποφάσεις.

Παράλληλα, όταν δεν υπάρχει σαφής διαδικασία επικοινωνίας, δημιουργούνται εύκολα παρεξηγήσεις.

Για αυτό, ένα οργανωμένο λογιστικό γραφείο πρέπει να έχει ξεκάθαρη ροή επικοινωνίας και ανταλλαγής στοιχείων.

Δεν έχει σημασία μόνο πόσο γρήγορα απαντά ο λογιστής

Έχει σημασία και τι απάντηση λαμβάνει η επιχείρηση.

Μια αποτελεσματική συνεργασία πρέπει να δίνει στη διοίκηση σαφή εικόνα για το τι χρειάζεται, ποια είναι η επόμενη ενέργεια και ποια προθεσμία πρέπει να τηρηθεί.

Επομένως, η ποιότητα επικοινωνίας αποτελεί ουσιαστικό μέρος της λογιστικής υπηρεσίας.

Μήπως το πρόβλημα δεν είναι ο λογιστής αλλά ο τρόπος συνεργασίας;

Πριν μια επιχείρηση αποφασίσει να αλλάξει λογιστή, αξίζει να εξετάσει και τη δική της εσωτερική οργάνωση.

Για παράδειγμα:

• Στέλνει τα παραστατικά εγκαίρως;
• Ενημερώνει τον λογιστή πριν από σημαντικές αποφάσεις;
• Υπάρχει συγκεκριμένο άτομο επικοινωνίας;
• Απαντά εγκαίρως όταν ζητούνται στοιχεία;
• Ακολουθεί μια σταθερή διαδικασία κάθε μήνα;

Αν η απάντηση είναι όχι, τότε μέρος του προβλήματος μπορεί να βρίσκεται στον τρόπο συνεργασίας και όχι αποκλειστικά στο λογιστικό γραφείο.

Αυτό είναι σημαντικό, γιατί μια αλλαγή λογιστή χωρίς αλλαγή διαδικασιών μπορεί να μεταφέρει τα ίδια προβλήματα στη νέα συνεργασία.

Πότε χρειάζεται πραγματικά αλλαγή λογιστικής υποστήριξης;

Η αλλαγή δεν πρέπει να γίνεται επειδή προέκυψε μία καθυστέρηση ή μια διαφωνία.

Αντίθετα, πρέπει να εξετάζεται όταν εμφανίζονται επαναλαμβανόμενα προβλήματα που επηρεάζουν τη λειτουργία της επιχείρησης.

Για παράδειγμα:

• συνεχείς καθυστερήσεις,
• ελλιπής ενημέρωση,
• επαναλαμβανόμενα λάθη,
• αδυναμία υποστήριξης νέων δραστηριοτήτων,
• ανεπαρκής μισθοδοτική υποστήριξη,
• δυσκολία διαχείρισης αυξημένου όγκου,
• έλλειψη σαφούς πλαισίου συνεργασίας.

Επομένως, η απόφαση πρέπει να βασίζεται στη συνολική εικόνα και όχι σε ένα μεμονωμένο περιστατικό.

Η επιχείρησή σας μεγάλωσε. Ίσως πρέπει να εξελιχθεί και η λογιστική υποστήριξη

Δεν χρειάζεται να περιμένετε να δημιουργηθεί σοβαρό πρόβλημα για να επανεξετάσετε τον τρόπο λειτουργίας του λογιστηρίου σας.

Αν οι συναλλαγές, το προσωπικό ή οι υποχρεώσεις έχουν αυξηθεί, αξίζει να αξιολογήσετε αν το υπάρχον μοντέλο εξακολουθεί να καλύπτει τις ανάγκες σας.

Η ACCTAXIS μπορεί να εξετάσει τη σημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας και το επίπεδο λογιστικής, φορολογικής και μισθοδοτικής υποστήριξης που χρειάζεται.

5 ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε στον σημερινό λογιστή σας

Πριν εξετάσετε αλλαγή συνεργάτη, μπορείτε να κάνετε μια απλή αξιολόγηση.

Ρωτήστε:

1. Τι ακριβώς περιλαμβάνει η μηνιαία συνεργασία μας;

Πρέπει να γνωρίζετε ποιες εργασίες περιλαμβάνει η αμοιβή και ποιες χρεώνονται επιπλέον.

2. Πώς θα ενημερώνομαι για τις υποχρεώσεις μου;

Η διαδικασία πρέπει να είναι ξεκάθαρη και επαναλαμβανόμενη.

3. Τι πρέπει να σας στέλνω κάθε μήνα και μέχρι πότε;

Έτσι, περιορίζονται οι καθυστερήσεις και οι εκκρεμότητες.

4. Τι πρέπει να συζητάμε πριν πάρω μια σημαντική επιχειρηματική απόφαση;

Η απάντηση βοηθά να δημιουργηθεί προληπτική συνεργασία.

5. Μπορείτε να υποστηρίξετε την εταιρεία αν διπλασιαστεί ο σημερινός όγκος της;

Αυτή είναι ίσως η σημαντικότερη ερώτηση για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση.

Δεν χρειάζεστε μόνο λογιστική υποστήριξη για το σημερινό μέγεθος. Χρειάζεστε συνεργασία που μπορεί να ακολουθήσει την επόμενη φάση ανάπτυξης.

Πώς αλλάζετε λογιστή χωρίς να δημιουργηθεί πρόβλημα;

Η αλλαγή λογιστή χρειάζεται οργάνωση.

Ο νέος συνεργάτης πρέπει να αποκτήσει σαφή εικόνα για την επιχείρηση, τις υποχρεώσεις και τις εκκρεμότητες.

Για αυτό, πριν ολοκληρωθεί η μετάβαση, πρέπει να οργανωθεί η παράδοση των απαραίτητων στοιχείων.

Ανάλογα με την επιχείρηση, μπορεί να χρειαστούν:

• λογιστικά δεδομένα,
• φορολογικές δηλώσεις,
• στοιχεία myDATA,
• στοιχεία μισθοδοσίας,
• πληροφορίες εργαζομένων,
• εκκρεμείς υποχρεώσεις,
• συμφωνίες λογαριασμών,
• στοιχεία παγίων,
• λοιπά εταιρικά δεδομένα.

Παράλληλα, ο νέος λογιστής πρέπει να γνωρίζει ποιες υποχρεώσεις πλησιάζουν.

Έτσι, η αλλαγή μπορεί να γίνει οργανωμένα και χωρίς κενό στην παρακολούθηση.

Μήπως χρειάζεστε εξωτερικό λογιστήριο αντί για απλή λογιστική διεκπεραίωση;

Όσο μεγαλώνει μια επιχείρηση, μπορεί να χρειάζεται διαφορετικό μοντέλο συνεργασίας.

Δεν χρειάζεται πλέον μόνο κάποιον που υποβάλλει δηλώσεις.

Μπορεί να χρειάζεται οργανωμένο εξωτερικό λογιστήριο που παρακολουθεί λογιστική, φορολογία, myDATA και μισθοδοσία με σταθερές διαδικασίες.

Σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις, μπορεί επίσης να λειτουργεί καλύτερα ένα υβριδικό μοντέλο με εσωτερικό συνεργάτη και εξωτερική φοροτεχνική υποστήριξη.

Δείτε αναλυτικά τη σύγκριση εξωτερικό λογιστήριο ή εσωτερικός λογιστής.

Τι πρέπει να προσέξετε πριν επιλέξετε νέο λογιστή;

Η δυσαρέσκεια από μια προηγούμενη συνεργασία μπορεί εύκολα να οδηγήσει στην επιλογή του επόμενου λογιστή αποκλειστικά με βάση την τιμή.

Ωστόσο, έτσι υπάρχει κίνδυνος να επαναληφθεί το ίδιο πρόβλημα.

Πριν επιλέξετε, εξετάστε:

• ποιο είναι το εύρος των υπηρεσιών,
• πώς οργανώνεται η επικοινωνία,
• ποιος παρακολουθεί τη μισθοδοσία,
• πώς γίνεται ο έλεγχος του myDATA,
• αν υπάρχει εμπειρία στον κλάδο σας,
• αν το γραφείο μπορεί να υποστηρίξει την ανάπτυξή σας,
• ποιες υπηρεσίες δεν περιλαμβάνονται στην πάγια αμοιβή.

Δείτε περισσότερα στον οδηγό μας για την επιλογή λογιστή για επιχείρηση.

Μην επιλέγετε αποκλειστικά με βάση το κόστος

Φυσικά, κάθε επιχείρηση πρέπει να ελέγχει τα έξοδά της.

Ωστόσο, δύο λογιστικά γραφεία με διαφορετική αμοιβή μπορεί να προσφέρουν εντελώς διαφορετικό εύρος υπηρεσιών.

Για αυτό, πριν συγκρίνετε τιμές, συγκρίνετε πρώτα τι περιλαμβάνει κάθε συνεργασία.

Ο αριθμός παραστατικών, το προσωπικό, οι συναλλαγές εξωτερικού και η πολυπλοκότητα της δραστηριότητας επηρεάζουν τις πραγματικές ανάγκες.

Δείτε αναλυτικά ποιοι παράγοντες διαμορφώνουν το κόστος λογιστή για επιχείρηση.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς καταλαβαίνω ότι χρειάζομαι καλύτερη λογιστική υποστήριξη;

Αν η ενημέρωση έρχεται συστηματικά καθυστερημένα, δυσκολεύεστε να πάρετε σαφείς απαντήσεις ή η λογιστική διαδικασία δεν ακολουθεί πλέον την ανάπτυξη της εταιρείας, αξίζει να αξιολογήσετε το υπάρχον μοντέλο.

Πρέπει να αλλάξω λογιστή επειδή έγινε ένα λάθος;

Όχι απαραίτητα. Ένα μεμονωμένο περιστατικό δεν αρκεί για να αξιολογήσει ολόκληρη τη συνεργασία. Αντίθετα, εξετάστε αν υπάρχουν επαναλαμβανόμενα προβλήματα και πώς τα αντιμετωπίζει το λογιστικό γραφείο.

Ποια είναι η καλύτερη περίοδος για αλλαγή λογιστή;

Δεν υπάρχει μία περίοδος που να ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις. Η καλύτερη στιγμή εξαρτάται από τις φορολογικές, λογιστικές και μισθοδοτικές εκκρεμότητες. Για αυτό, η αλλαγή πρέπει να σχεδιάζεται πριν διακοπεί η υπάρχουσα συνεργασία.

Μπορώ να αλλάξω λογιστή μέσα στη χρήση;

Ναι. Ωστόσο, χρειάζεται σωστή παράδοση των στοιχείων και ενημέρωση για τις εκκρεμότητες, ώστε ο νέος συνεργάτης να συνεχίσει ομαλά την παρακολούθηση.

Πρέπει ο λογιστής να με συμβουλεύει για επιχειρηματικές αποφάσεις;

Ο λογιστής δεν αντικαθιστά τη διοίκηση της επιχείρησης. Ωστόσο, πριν από αποφάσεις με λογιστικές, φορολογικές ή εργασιακές συνέπειες, η έγκαιρη ενημέρωσή του μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να γνωρίζει τις υποχρεώσεις που δημιουργούνται.

Πόσο σημαντική είναι η επικοινωνία με το λογιστικό γραφείο;

Είναι κρίσιμη. Ακόμη και ένα πολύ οργανωμένο λογιστικό γραφείο χρειάζεται έγκαιρη και σωστή πληροφόρηση από την επιχείρηση. Επομένως, η καλή συνεργασία απαιτεί σωστή επικοινωνία και από τις δύο πλευρές.

Η καλύτερη λογιστική υποστήριξη δεν σημαίνει απλώς περισσότερες υπηρεσίες

Το ζητούμενο δεν είναι να πληρώνει μια επιχείρηση για υπηρεσίες που δεν χρειάζεται.

Αντίθετα, πρέπει να διαθέτει το σωστό επίπεδο υποστήριξης για το σημερινό μέγεθος και την επόμενη φάση ανάπτυξής της.

Μια μικρή επιχείρηση έχει διαφορετικές ανάγκες από μια εταιρεία με προσωπικό, εισαγωγές ή συναλλαγές εξωτερικού.

Για αυτό, η λογιστική συνεργασία πρέπει να προσαρμόζεται στην πραγματική δραστηριότητα.

Παράλληλα, ένας οργανωμένος λογιστής για επιχειρήσεις πρέπει να μπορεί να υποστηρίξει την εταιρεία καθώς αυξάνονται οι απαιτήσεις της.

Αναζητάτε καλύτερη λογιστική υποστήριξη για την επιχείρησή σας;

Αν αισθάνεστε ότι η επιχείρησή σας έχει εξελιχθεί περισσότερο από τη σημερινή λογιστική της οργάνωση, αξίζει να εξετάσετε τις πραγματικές ανάγκες σας πριν δημιουργηθούν μεγαλύτερα προβλήματα.

Η ACCTAXIS παρέχει λογιστική, φορολογική και μισθοδοτική υποστήριξη σε επιχειρήσεις, με οργανωμένο πλαίσιο συνεργασίας που προσαρμόζεται στη δραστηριότητα και στον όγκο εργασιών.

Μπορούμε να εξετάσουμε τη σημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας, τις λογιστικές και μισθοδοτικές ανάγκες της και να διαμορφώσουμε το κατάλληλο πλαίσιο συνεργασίας.