Αλλαγή Λογιστή: Τι Πρέπει να Παραλάβετε από τον Προηγούμενο Λογιστή

Η αλλαγή λογιστή σε μια επιχείρηση χρειάζεται σωστή παράδοση του λογιστικού αρχείου. Διαφορετικά, ο νέος λογιστής μπορεί να ξεκινήσει τη συνεργασία χωρίς βασικά στοιχεία, συμφωνίες ή πληροφορίες για ανοιχτές υποχρεώσεις.

Γι’ αυτό, μην θεωρείτε αρκετή την αποστολή μερικών αρχείων ή κωδικών.

Ο νέος λογιστής χρειάζεται να γνωρίζει την πραγματική εικόνα της επιχείρησης. Παράλληλα, πρέπει να έχει πρόσβαση στα στοιχεία που χρειάζεται για να συνεχίσει ομαλά τη λογιστική και φορολογική παρακολούθηση.

Επομένως, οργανώστε σωστά την παράδοση πριν ολοκληρώσετε τη συνεργασία με το προηγούμενο λογιστικό γραφείο.

Ας δούμε τι πρέπει να παραλάβετε από τον προηγούμενο λογιστή και τι χρειάζεται να ελέγξει το νέο λογιστικό γραφείο.

1. Λογιστικά βιβλία και αρχεία

Αρχικά, ο νέος λογιστής χρειάζεται τα λογιστικά στοιχεία της επιχείρησης.

Η νομική μορφή, το λογιστικό σύστημα και ο τρόπος τήρησης των βιβλίων καθορίζουν το ακριβές περιεχόμενο του αρχείου.

Ωστόσο, ο νέος συνεργάτης πρέπει να μπορεί να συνεχίσει από το σημείο στο οποίο σταμάτησε ο προηγούμενος.

Γι’ αυτό, ζητήστε από το προηγούμενο γραφείο ολόκληρο το λογιστικό αρχείο και όχι μεμονωμένες πληροφορίες.

2. Ισοζύγια και υπόλοιπα λογαριασμών

Για μια εταιρεία που τηρεί διπλογραφικά βιβλία, τα ισοζύγια αποτελούν βασικό μέρος της παράδοσης.

Ο νέος λογιστής χρειάζεται να γνωρίζει τα υπόλοιπα των λογαριασμών και την εικόνα της τελευταίας περιόδου.

Παράλληλα, πρέπει να εξετάσει αν κάποιοι λογαριασμοί χρειάζονται περαιτέρω συμφωνία.

Έτσι, ο νέος λογιστής γνωρίζει από την αρχή ποια σημεία απαιτούν προσοχή.

3. Καρτέλες πελατών και προμηθευτών

Στη συνέχεια, παραλάβετε τις καρτέλες πελατών και προμηθευτών.

Οι καρτέλες δείχνουν τις συναλλαγές και τα υπόλοιπα που εμφανίζει το λογιστήριο.

Ωστόσο, ο νέος λογιστής δεν πρέπει απλώς να μεταφέρει αυτά τα υπόλοιπα.

Χρειάζεται να γνωρίζει αν το προηγούμενο γραφείο ολοκλήρωσε τις σχετικές συμφωνίες και αν άφησε ανοιχτές διαφορές.

Έτσι, μπορεί να ξεχωρίσει ένα πραγματικό υπόλοιπο από μια λογιστική εκκρεμότητα.

4. Τραπεζικές συμφωνίες

Οι τραπεζικοί λογαριασμοί χρειάζονται επίσης προσοχή κατά την αλλαγή λογιστή.

Ο νέος συνεργάτης πρέπει να γνωρίζει μέχρι ποια ημερομηνία το προηγούμενο λογιστήριο έλεγξε τις τράπεζες.

Επιπλέον, χρειάζεται ενημέρωση για κινήσεις που το λογιστήριο δεν έχει ακόμη αντιστοιχίσει ή για διαφορές που παραμένουν ανοιχτές.

Με αυτόν τον τρόπο, ο νέος λογιστής γνωρίζει ακριβώς από πού πρέπει να συνεχίσει τον έλεγχο.

5. Δηλώσεις ΦΠΑ και φορολογικό ιστορικό

Η επιχείρηση πρέπει να παραδώσει στον νέο λογιστή και τις φορολογικές δηλώσεις των σχετικών περιόδων.

Ο νέος συνεργάτης χρειάζεται να γνωρίζει ποιες δηλώσεις υπέβαλε το προηγούμενο γραφείο και ποιες υποχρεώσεις παραμένουν ανοιχτές.

Παράλληλα, πρέπει να εξετάσει τυχόν τροποποιητικές δηλώσεις ή άλλες φορολογικές εκκρεμότητες.

Έτσι, γνωρίζει από την αρχή τι ολοκλήρωσε το προηγούμενο γραφείο και ποια θέματα χρειάζονται ακόμη ενέργεια.

6. Εικόνα myDATA

Το myDATA αποτελεί σημαντικό μέρος της παράδοσης.

Ο νέος λογιστής χρειάζεται να γνωρίζει αν υπάρχουν αποκλίσεις, εκκρεμείς χαρακτηρισμοί ή άλλα ζητήματα που απαιτούν έλεγχο.

Επιπλέον, πρέπει να γνωρίζει μέχρι ποια περίοδο το προηγούμενο λογιστήριο ολοκλήρωσε τις σχετικές εργασίες.

Έτσι, ο νέος συνεργάτης συνεχίζει την παρακολούθηση των ηλεκτρονικών βιβλίων χωρίς κενά.

7. Μητρώο παγίων

Αν η επιχείρηση διαθέτει πάγια, ο νέος λογιστής χρειάζεται και το σχετικό μητρώο.

Το μητρώο πρέπει να δίνει καθαρή εικόνα για τις αγορές, τις αξίες και τις αποσβέσεις.

Παράλληλα, ο νέος συνεργάτης χρειάζεται πληροφορίες για πωλήσεις, αποσύρσεις ή άλλες μεταβολές.

Με αυτά τα στοιχεία μπορεί να συνεχίσει σωστά την παρακολούθηση των παγίων στις επόμενες περιόδους.

8. Ανοιχτές λογιστικές εκκρεμότητες

Αυτό είναι ένα από τα σημαντικότερα σημεία της παράδοσης.

Το προηγούμενο λογιστικό γραφείο μπορεί να έχει εντοπίσει θέματα που δεν πρόλαβε να ολοκληρώσει.

Για παράδειγμα, μπορεί να λείπει ένα παραστατικό. Μια τραπεζική κίνηση μπορεί να χρειάζεται διευκρίνιση. Επίσης, μια καρτέλα μπορεί να εμφανίζει διαφορά.

Ο νέος λογιστής πρέπει να γνωρίζει αυτά τα θέματα από την αρχή.

Διαφορετικά, ο νέος λογιστής θα αναζητήσει ξανά τα ίδια θέματα κατά τον έλεγχο των βιβλίων.

Σκέφτεστε να αλλάξετε λογιστή;

Η σωστή μετάβαση ξεκινά με έλεγχο της υπάρχουσας λογιστικής εικόνας και σωστή παραλαβή των στοιχείων της επιχείρησης.

Καλέστε για Αλλαγή Λογιστή Επιχείρησης

9. Στοιχεία μισθοδοσίας και προσωπικού

Αν η επιχείρηση απασχολεί εργαζομένους, η αλλαγή λογιστή χρειάζεται ακόμη μεγαλύτερη προσοχή.

Ο νέος συνεργάτης πρέπει να γνωρίζει την εικόνα του προσωπικού και τις πληροφορίες που χρειάζεται για να συνεχίσει τη μισθοδοσία.

Παράλληλα, χρειάζεται στοιχεία για άδειες, αποδοχές, μεταβολές και τυχόν ανοιχτά θέματα.

Επιπλέον, ο νέος λογιστής ελέγχει τις υποχρεώσεις για ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, ΑΠΔ και ΦΜΥ.

Έτσι, το νέο λογιστικό γραφείο συνεχίζει ομαλά τη μισθοδοσία της επιχείρησης.

10. Οικονομικές καταστάσεις προηγούμενων χρήσεων

Στις εταιρείες, ο νέος λογιστής χρειάζεται να γνωρίζει και την εικόνα των προηγούμενων χρήσεων.

Οι οικονομικές καταστάσεις προσφέρουν σημαντικές πληροφορίες για την εξέλιξη των οικονομικών μεγεθών.

Επιπλέον, βοηθούν τον νέο συνεργάτη να κατανοήσει καλύτερα τα υπόλοιπα της νέας περιόδου.

Ανάλογα με τη μορφή και τις υποχρεώσεις της εταιρείας, ο νέος λογιστής μπορεί να χρειαστεί και πρόσθετα στοιχεία προηγούμενων χρήσεων.

11. Στοιχεία ΓΕΜΗ και εταιρικές υποχρεώσεις

Για τις εταιρείες, η λογιστική παράδοση δεν αφορά μόνο τα βιβλία.

Ο νέος λογιστής χρειάζεται να γνωρίζει και την κατάσταση των εταιρικών υποχρεώσεων που σχετίζονται με τη συνεργασία.

Για παράδειγμα, πρέπει να ελέγξει αν υπάρχουν εκκρεμότητες σχετικά με οικονομικές καταστάσεις ή άλλες εταιρικές διαδικασίες.

Έτσι, μπορεί να οργανώσει σωστά τις επόμενες ενέργειες.

12. Συναλλαγές εξωτερικού

Οι συναλλαγές εξωτερικού απαιτούν επιπλέον πληροφορίες για τον νέο λογιστή.

Πρέπει να γνωρίζει τη φύση των συναλλαγών και τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία τις χειρίζεται.

Παράλληλα, χρειάζεται να εξετάσει τις σχετικές φορολογικές και λογιστικές εκκρεμότητες.

Επομένως, οι εταιρείες με διεθνή δραστηριότητα χρειάζονται ακόμη καλύτερη οργάνωση κατά την αλλαγή λογιστή.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η σωστή λογιστική υποστήριξη εταιρείας με συναλλαγές εξωτερικού αποκτά ιδιαίτερη σημασία.

13. Πρόσβαση στις απαραίτητες εφαρμογές

Ο νέος λογιστής χρειάζεται τις κατάλληλες εξουσιοδοτήσεις για τις υπηρεσίες που θα διαχειρίζεται.

Γι’ αυτό, η επιχείρηση πρέπει να ελέγξει ποιες εξουσιοδοτήσεις έχει δώσει στο προηγούμενο λογιστικό γραφείο και ποιες χρειάζεται να δώσει στο νέο.

Παράλληλα, πρέπει να οργανώσει την πρόσβαση στα συστήματα που χρησιμοποιεί για τη λογιστική της λειτουργία.

Ωστόσο, μην ανταλλάσσετε αδιακρίτως προσωπικούς κωδικούς.

Αντίθετα, χρησιμοποιήστε τις προβλεπόμενες εξουσιοδοτήσεις και τους κατάλληλους λογαριασμούς πρόσβασης όπου υπάρχουν.

14. Λίστα με όλες τις ανοιχτές υποχρεώσεις

Πριν ολοκληρώσετε τη μετάβαση, ζητήστε μια σαφή εικόνα για όσα παραμένουν ανοιχτά.

Ελέγξτε, μεταξύ άλλων:

• Ποιες δηλώσεις εκκρεμούν;
• Υπάρχουν διαφορές στο myDATA;
• Υπάρχουν ασυμφωνίες στις τράπεζες;
• Ποιες καρτέλες χρειάζονται επιπλέον έλεγχο;
• Υπάρχουν θέματα μισθοδοσίας;
• Χρειάζεται κάποια ενέργεια για προηγούμενες χρήσεις;

Αυτή η εικόνα βοηθά σημαντικά τον νέο λογιστή.

Επιπλέον, επιτρέπει στην επιχείρηση να γνωρίζει από την αρχή την πραγματική κατάσταση.

Πρέπει ο νέος λογιστής να κάνει έλεγχο πριν αναλάβει;

Σε μια σωστή μετάβαση, ο νέος λογιστής χρειάζεται να εξετάσει τα στοιχεία που παραλαμβάνει.

Ο σκοπός δεν είναι να επαναλάβει αυτομάτως όλες τις εργασίες προηγούμενων ετών.

Αντίθετα, πρέπει να κατανοήσει την υπάρχουσα εικόνα και να εντοπίσει σημαντικές εκκρεμότητες που επηρεάζουν τη συνέχεια.

Όσο μεγαλύτερη και πιο σύνθετη είναι η επιχείρηση, τόσο μεγαλύτερη σημασία αποκτά αυτό το στάδιο.

Γι’ αυτό, πριν συμφωνήσετε τη νέα συνεργασία, διευκρινίστε τι περιλαμβάνει η αρχική παραλαβή και ο έλεγχος.

Πότε είναι καλύτερο να αλλάξετε λογιστή;

Δεν υπάρχει μία ημερομηνία που ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις.

Ωστόσο, η σωστή προετοιμασία μειώνει σημαντικά τα προβλήματα.

Γι’ αυτό, αποφύγετε όσο μπορείτε μια βιαστική αλλαγή λίγο πριν από σημαντικές προθεσμίες χωρίς προηγούμενη συνεννόηση με το νέο γραφείο.

Αντίθετα, οργανώστε πρώτα την παράδοση και δώστε στον νέο λογιστή εικόνα για τις άμεσες υποχρεώσεις.

Έτσι, μπορεί να προγραμματίσει σωστά την ανάληψη.

Τι πρέπει να ελέγξετε μόλις αναλάβει ο νέος λογιστής;

Η παράδοση του αρχείου αποτελεί μόνο το πρώτο βήμα.

Στη συνέχεια, ο νέος λογιστής πρέπει να αποκτήσει εικόνα για την τρέχουσα περίοδο.

Χρειάζεται, λοιπόν, να εξετάσει τις βασικές συμφωνίες, τις φορολογικές εκκρεμότητες και τα στοιχεία που επηρεάζουν τις επόμενες υποχρεώσεις.

Επιπλέον, πρέπει να οργανώσει τον τρόπο με τον οποίο θα επικοινωνεί με την επιχείρηση.

Από εκεί και πέρα, ένα σωστό μηνιαίο κλείσιμο λογιστηρίου βοηθά το λογιστήριο να διατηρεί καθαρή οικονομική εικόνα.

Η αλλαγή λογιστή δεν σημαίνει ότι ξεκινάτε από το μηδέν

Μια επιχείρηση κουβαλά μαζί της ολόκληρο το λογιστικό και φορολογικό ιστορικό της.

Επομένως, ο νέος λογιστής δεν ξεκινά μια εντελώς καινούργια υπόθεση.

Αντίθετα, συνεχίζει τη λογιστική εικόνα που δημιούργησαν οι προηγούμενες συναλλαγές και εργασίες.

Γι’ αυτό, η σωστή παράδοση έχει μεγάλη σημασία.

Όταν ο νέος λογιστής παραλάβει όλα τα στοιχεία με σαφή σειρά, μπορεί να κατανοήσει γρηγορότερα την επιχείρηση και να οργανώσει καλύτερα τη νέα συνεργασία.

Συχνές Ερωτήσεις για την Αλλαγή Λογιστή

Τι πρέπει να παραλάβω από τον προηγούμενο λογιστή;

Η ακριβής λίστα εξαρτάται από την επιχείρηση.

Ωστόσο, χρειάζεστε τα λογιστικά στοιχεία που θα επιτρέψουν στον νέο λογιστή να συνεχίσει την παρακολούθηση.

Επιπλέον, ο προηγούμενος λογιστής πρέπει να σας δώσει πλήρη εικόνα για εκκρεμότητες, συμφωνίες και ανοιχτές υποχρεώσεις.

Χρειάζομαι τις καρτέλες πελατών και προμηθευτών;

Μέσα από τις καρτέλες, ο νέος λογιστής ελέγχει τα υπόλοιπα και τις προηγούμενες κινήσεις.

Παράλληλα, πρέπει να γνωρίζει αν το προηγούμενο γραφείο ολοκλήρωσε τις σχετικές συμφωνίες.

Τι γίνεται με το myDATA όταν αλλάζω λογιστή;

Η αλλαγή λογιστή δεν διακόπτει τις υποχρεώσεις της επιχείρησης.

Γι’ αυτό, ο νέος λογιστής χρειάζεται καθαρή εικόνα για την κατάσταση του myDATA και για τυχόν εκκρεμότητες.

Πρέπει να αλλάξω τις εξουσιοδοτήσεις στην ΑΑΔΕ;

Ο νέος λογιστής χρειάζεται τις κατάλληλες εξουσιοδοτήσεις για τις υπηρεσίες που θα αναλάβει.

Επομένως, ελέγξτε ποιες εξουσιοδοτήσεις ισχύουν και δώστε στον νέο λογιστή όσες χρειάζεται.

Μπορεί ο νέος λογιστής να αναλάβει χωρίς πλήρη παράδοση;

Ο νέος λογιστής μπορεί να ξεκινήσει συγκεντρώνοντας τα απαραίτητα στοιχεία και εντοπίζοντας όσα λείπουν.

Ωστόσο, η έλλειψη βασικών στοιχείων δυσκολεύει την ομαλή συνέχεια της λογιστικής παρακολούθησης.

Γι’ αυτό, η σωστή παράδοση εξοικονομεί χρόνο και περιορίζει τις αβεβαιότητες.

Οργανώστε σωστά την αλλαγή λογιστή

Η αλλαγή λογιστή δεν πρέπει να δημιουργεί κενό στη λογιστική λειτουργία της επιχείρησης.

Γι’ αυτό, συγκεντρώστε αρχεία, καρτέλες, συμφωνίες και φορολογικά στοιχεία πριν από την παράδοση.

Παράλληλα, δώστε στον νέο λογιστή πλήρη εικόνα για ανοιχτές υποχρεώσεις και εκκρεμότητες.

Έτσι, ο νέος συνεργάτης μπορεί να κατανοήσει γρηγορότερα την κατάσταση και να οργανώσει τη συνέχεια.

Αν σκέφτεστε να αλλάξετε λογιστή και θέλετε σωστή παραλαβή και λογιστική υποστήριξη της επιχείρησής σας, επικοινωνήστε με την ACCTAXIS.

ACCTAXIS – Λογιστικό & Συμβουλευτικό Γραφείο

Καλέστε για Αλλαγή Λογιστή Επιχείρησης

Η ACCTAXIS παρέχει λογιστική υποστήριξη σε επιχειρήσεις σε Κορυδαλλό, Νίκαια, Πειραιά και ολόκληρη την Αττική, καθώς και σε εταιρείες σε όλη την Ελλάδα μέσω εξ αποστάσεως συνεργασίας.

Προτιμάτε γραπτή επικοινωνία;