7 Λογιστικά Λάθη που Κοστίζουν σε μια Αναπτυσσόμενη Επιχείρηση

Η ανάπτυξη μιας επιχείρησης αποτελεί θετική εξέλιξη. Ωστόσο, όσο αυξάνονται ο τζίρος, οι συναλλαγές, το προσωπικό και οι συνεργασίες, τόσο μεγαλύτερη σημασία αποκτά η σωστή οικονομική και λογιστική οργάνωση.

Μάλιστα, αρκετά λογιστικά λάθη σε μια επιχείρηση δεν εμφανίζονται όταν η δραστηριότητα παραμένει μικρή. Αντίθετα, γίνονται ορατά όταν η επιχείρηση αρχίζει να μεγαλώνει και οι παλιές διαδικασίες δεν μπορούν πλέον να υποστηρίξουν τον νέο όγκο εργασιών.

Το πραγματικό κόστος ενός λάθους δεν περιορίζεται πάντα σε έναν φόρο ή ένα πρόστιμο. Μπορεί επίσης να επηρεάσει τη ρευστότητα, την κερδοφορία, τον οικονομικό προγραμματισμό και τελικά τις αποφάσεις της διοίκησης.

Για αυτόν τον λόγο, η οργανωμένη λογιστική υποστήριξη επιχειρήσεων αποκτά ακόμη μεγαλύτερη αξία όταν μια επιχείρηση βρίσκεται σε φάση ανάπτυξης.

Ας δούμε 7 συχνά λογιστικά λάθη που αξίζει να εντοπίσει μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση πριν αρχίσουν να της κοστίζουν.

1. Παρακολουθεί μόνο τον τζίρο και όχι την πραγματική κερδοφορία

Ένα από τα συχνότερα λάθη είναι η ταύτιση της αύξησης του τζίρου με την αύξηση του κέρδους.

Στην πράξη, μια επιχείρηση μπορεί να πραγματοποιεί περισσότερες πωλήσεις και ταυτόχρονα να βλέπει το περιθώριο κέρδους της να μειώνεται.

Για παράδειγμα, μαζί με τις πωλήσεις μπορεί να αυξάνονται:

• το κόστος αγορών,
• η μισθοδοσία,
• τα μεταφορικά,
• οι αμοιβές συνεργατών,
• τα ενοίκια και τα λειτουργικά έξοδα,
• οι προμήθειες,
• το κόστος χρηματοδότησης,
• οι δαπάνες marketing.

Επομένως, ο επιχειρηματίας δεν πρέπει να εξετάζει μόνο «πόσο πουλήσαμε». Χρειάζεται να γνωρίζει και τι πραγματικά μένει στην επιχείρηση μετά τα σχετικά κόστη.

Γιατί αυτό γίνεται πιο επικίνδυνο όσο μεγαλώνει η επιχείρηση;

Όταν ο όγκος συναλλαγών είναι μικρός, ο επιχειρηματίας μπορεί να έχει μια σχετικά καλή εικόνα της δραστηριότητας ακόμη και εμπειρικά.

Ωστόσο, όσο μεγαλώνει η επιχείρηση, αυτή η προσέγγιση χάνει την αποτελεσματικότητά της.

Περισσότεροι πελάτες, προμηθευτές, εργαζόμενοι και διαφορετικά κόστη δημιουργούν πολύ περισσότερα οικονομικά δεδομένα. Για αυτό, η διοίκηση χρειάζεται πλέον οργανωμένη λογιστική πληροφόρηση.

Ο αυξημένος τζίρος είναι θετικό στοιχείο. Δεν αποτελεί όμως από μόνος του απόδειξη υγιούς ανάπτυξης.

2. Δεν γνωρίζει τις πραγματικές ταμειακές ανάγκες της

Μια κερδοφόρα επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίσει πρόβλημα ρευστότητας.

Αυτό συμβαίνει επειδή κέρδος και διαθέσιμα χρήματα δεν είναι το ίδιο πράγμα.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να πραγματοποιήσει μια μεγάλη πώληση σήμερα, αλλά να εισπράξει αρκετά αργότερα. Στο μεταξύ, όμως, πρέπει να πληρώσει προμηθευτές, εργαζομένους, ασφαλιστικές εισφορές, ΦΠΑ και άλλες υποχρεώσεις.

Επομένως, η διοίκηση χρειάζεται να παρακολουθεί όχι μόνο τα έσοδα και τα έξοδα, αλλά και πότε εισπράττει και πότε πληρώνει.

Η σωστή παρακολούθηση της ρευστότητας βοηθά την επιχείρηση να προβλέπει περιόδους αυξημένων αναγκών και να οργανώνει εγκαίρως τις πληρωμές της.

Ένα απλό παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση τιμολογεί σημαντικό ποσό στο τέλος του μήνα. Αν ο πελάτης πληρώσει σε 60 ημέρες, το έσοδο δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση διαθέτει ήδη τα αντίστοιχα χρήματα.

Παράλληλα, μέσα στις επόμενες εβδομάδες μπορεί να πρέπει να καλύψει μισθοδοσία, προμηθευτές και φορολογικές υποχρεώσεις.

Αυτό ακριβώς δείχνει γιατί η ανάπτυξη χωρίς σωστό cash-flow planning μπορεί να δημιουργήσει πίεση ακόμη και σε μια επιχείρηση με αυξανόμενες πωλήσεις.

3. Ενημερώνει τον λογιστή αφού έχει ήδη πάρει σημαντικές αποφάσεις

Ο λογιστής δεν πρέπει να μαθαίνει μια σημαντική επιχειρηματική κίνηση όταν πλέον έχει ολοκληρωθεί.

Ωστόσο, αυτό συμβαίνει συχνά.

Μια επιχείρηση μπορεί πρώτα να προσλάβει προσωπικό, να ξεκινήσει νέα δραστηριότητα, να πραγματοποιήσει μεγάλη αγορά ή να αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας της και στη συνέχεια να ζητήσει από τον λογιστή να αντιμετωπίσει τις συνέπειες.

Η καλύτερη σειρά είναι διαφορετική:

σχεδιασμός → λογιστικός και φορολογικός έλεγχος → απόφαση → υλοποίηση.

Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να γνωρίζει εγκαίρως τις πιθανές φορολογικές, ασφαλιστικές και λογιστικές συνέπειες μιας απόφασης.

Ιδιαίτερα πριν από σημαντικές αλλαγές, η έγκαιρη επικοινωνία με τον λογιστή μπορεί να αποτρέψει περιττές διορθώσεις και προβλήματα αργότερα.

4. Δεν οργανώνει σωστά τα παραστατικά και το myDATA

Όσο αυξάνεται ο αριθμός των συναλλαγών, τόσο πιο δύσκολη γίνεται η διαχείριση παραστατικών χωρίς οργανωμένη διαδικασία.

Ένα τιμολόγιο που λείπει, μια λανθασμένη διαβίβαση ή μια απόκλιση στο myDATA μπορεί να φαίνεται μικρό ζήτημα όταν συμβαίνει μία φορά. Αν όμως το ίδιο πρόβλημα επαναλαμβάνεται σε εκατοντάδες συναλλαγές, η επιχείρηση δημιουργεί σημαντικό όγκο εκκρεμοτήτων.

Για αυτό, χρειάζεται σαφή διαδικασία για:

• την έκδοση παραστατικών,
• την παραλαβή παραστατικών προμηθευτών,
• την αποστολή τους στο λογιστήριο,
• τον έλεγχο του myDATA,
• τη διαχείριση τυχόν αποκλίσεων,
• την αρχειοθέτηση των απαραίτητων στοιχείων.

Παράλληλα, η σωστή συνεργασία μεταξύ εμπορικού προγράμματος, τιμολόγησης και λογιστηρίου μειώνει τις χειροκίνητες διαδικασίες και τον κίνδυνο λαθών.

Το πρόβλημα δεν είναι ένα λάθος παραστατικό

Το πραγματικό πρόβλημα ξεκινά όταν η επιχείρηση δεν διαθέτει διαδικασία που αποτρέπει τη συστηματική επανάληψη του ίδιου λάθους.

Αυτό αποτελεί σημαντική διαφορά ανάμεσα σε μια μικρή δραστηριότητα και σε μια οργανωμένη αναπτυσσόμενη επιχείρηση.

5. Προσλαμβάνει προσωπικό χωρίς να υπολογίζει το συνολικό κόστος

Η ανάπτυξη συχνά δημιουργεί ανάγκη για νέες προσλήψεις.

Ωστόσο, ο συμφωνημένος μισθός δεν αποτελεί το μοναδικό κόστος ενός εργαζομένου.

Η επιχείρηση πρέπει να συνυπολογίζει, ανάλογα με την περίπτωση:

• τις μικτές αποδοχές,
• τις εργοδοτικές ασφαλιστικές εισφορές,
• τα δώρα,
• το επίδομα αδείας,
• τις άδειες,
• τυχόν πρόσθετες αμοιβές,
• το συνολικό ετήσιο κόστος της θέσης.

Επομένως, πριν από μια πρόσληψη, η διοίκηση πρέπει να γνωρίζει αν μπορεί να υποστηρίξει το συνολικό κόστος του εργαζομένου και όχι μόνο έναν μηνιαίο μισθό.

Επιπλέον, η πρόσληψη δημιουργεί νέες εργοδοτικές και μισθοδοτικές υποχρεώσεις.

Για αυτό, αν η επιχείρηση ήδη απασχολεί εργαζομένους ή σχεδιάζει να αυξήσει το προσωπικό της, αξίζει να γνωρίζει τι περιλαμβάνει η λογιστική υποστήριξη επιχείρησης με προσωπικό.

Η ανάπτυξη χρειάζεται λογιστική οργάνωση πριν δημιουργηθούν προβλήματα

Όταν αυξάνονται οι συναλλαγές, το προσωπικό ή οι υποχρεώσεις, οι λογιστικές διαδικασίες που λειτουργούσαν σε μικρότερη κλίμακα μπορεί πλέον να μην επαρκούν.

Η ACCTAXIS μπορεί να εξετάσει τον τρόπο λογιστικής λειτουργίας της επιχείρησής σας και τις ανάγκες που δημιουργεί η ανάπτυξή της.

6. Δεν παρακολουθεί ξεχωριστά δραστηριότητες, έργα ή κέντρα κόστους

Αυτό το λάθος εμφανίζεται συχνά όταν μια επιχείρηση αρχίζει να αποκτά μεγαλύτερη πολυπλοκότητα.

Μπορεί, για παράδειγμα, να έχει:

• περισσότερα καταστήματα,
• διαφορετικές υπηρεσίες,
• πολλά έργα,
• διαφορετικές κατηγορίες προϊόντων,
• διαφορετικά κανάλια πωλήσεων.

Αν η διοίκηση εξετάζει μόνο το συνολικό αποτέλεσμα, μπορεί να μη γνωρίζει ποιο τμήμα της δραστηριότητας αποδίδει πραγματικά.

Για παράδειγμα, δύο υπηρεσίες μπορεί να δημιουργούν παρόμοιο τζίρο. Ωστόσο, η μία μπορεί να απαιτεί πολύ περισσότερες εργατοώρες και έξοδα.

Επομένως, όπου η φύση της επιχείρησης το επιτρέπει, η πιο αναλυτική οικονομική παρακολούθηση μπορεί να προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες.

Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία σε επιχειρήσεις που λειτουργούν με έργα. Για παράδειγμα, μια τεχνική εταιρεία χρειάζεται συχνά να κατανοεί το κόστος και την οικονομική εικόνα διαφορετικών έργων και εργολαβιών.

7. Επιλέγει λογιστή μόνο με βάση τη χαμηλότερη τιμή

Η αμοιβή αποτελεί φυσικά σημαντικό παράγοντα για κάθε επιχείρηση.

Ωστόσο, η επιλογή λογιστή αποκλειστικά με βάση τη χαμηλότερη τιμή μπορεί να αποδειχθεί λανθασμένη όταν η επιχείρηση αναπτύσσεται.

Ο πραγματικός παράγοντας που πρέπει να εξετάσει ο επιχειρηματίας είναι τι περιλαμβάνει η συνεργασία.

Για παράδειγμα:

• Πόσο συχνά γίνεται λογιστικός έλεγχος;
• Πώς οργανώνεται το myDATA;
• Πώς λειτουργεί η επικοινωνία;
• Υπάρχει υποστήριξη όταν προκύπτει σημαντική επιχειρηματική απόφαση;
• Μπορεί το γραφείο να υποστηρίξει μισθοδοσία;
• Μπορεί να ακολουθήσει την επιχείρηση καθώς μεγαλώνει;
• Ποια εργασία περιλαμβάνει η συμφωνημένη αμοιβή και ποια όχι;

Για αυτό, η σωστή επιλογή λογιστή για επιχείρηση πρέπει να βασίζεται στις πραγματικές ανάγκες της δραστηριότητας.

Παράλληλα, αν θέλετε να κατανοήσετε ποιοι παράγοντες επηρεάζουν την αμοιβή, μπορείτε να δείτε αναλυτικά το κόστος λογιστή για επιχείρηση.

Ποια σημάδια δείχνουν ότι η λογιστική οργάνωση δεν ακολουθεί την ανάπτυξη;

Δεν χρειάζεται να έχει ήδη προκύψει σοβαρό πρόβλημα για να καταλάβει μια επιχείρηση ότι χρειάζεται καλύτερη οργάνωση.

Ορισμένες ενδείξεις εμφανίζονται νωρίτερα.

Για παράδειγμα:

• η διοίκηση δεν γνωρίζει εύκολα τις επερχόμενες υποχρεώσεις,
• τα παραστατικά φτάνουν στο λογιστήριο καθυστερημένα,
• εμφανίζονται συχνά αποκλίσεις ή εκκρεμότητες,
• ο επιχειρηματίας δεν γνωρίζει ποια δραστηριότητα είναι περισσότερο κερδοφόρα,
• οι αποφάσεις βασίζονται κυρίως στο υπόλοιπο του τραπεζικού λογαριασμού,
• η μισθοδοσία και η λογιστική λειτουργούν χωρίς επαρκή συντονισμό,
• το λογιστήριο ασχολείται συνεχώς με διορθώσεις αντί με οργανωμένη παρακολούθηση.

Όταν εμφανίζονται αρκετά από αυτά τα σημάδια, η επιχείρηση χρειάζεται να επανεξετάσει τις διαδικασίες της.

Πώς μπορεί μια επιχείρηση να μειώσει τα λογιστικά λάθη;

Η λύση δεν βρίσκεται απλώς σε περισσότερους ελέγχους.

Αντίθετα, η επιχείρηση πρέπει να δημιουργήσει καλύτερες διαδικασίες.

Αρχικά, χρειάζεται να καθορίσει ποιος συγκεντρώνει και ποιος αποστέλλει τα παραστατικά. Στη συνέχεια, πρέπει να οργανώσει τη ροή πληροφοριών προς το λογιστικό γραφείο.

Παράλληλα, η διοίκηση πρέπει να ενημερώνει εγκαίρως τον λογιστή για σημαντικές αλλαγές.

Επιπλέον, όσο μεγαλώνει η δραστηριότητα, η επιχείρηση χρειάζεται συχνότερη οικονομική πληροφόρηση. Έτσι, μπορεί να εντοπίζει αποκλίσεις πριν εξελιχθούν σε μεγαλύτερα προβλήματα.

Τέλος, ο σωστός συντονισμός μεταξύ διοίκησης, λογιστηρίου και μισθοδοσίας δημιουργεί μια πολύ πιο σταθερή βάση για ανάπτυξη.

Συχνές ερωτήσεις για τα λογιστικά λάθη μιας επιχείρησης

Ποιο είναι το συχνότερο λογιστικό λάθος μιας αναπτυσσόμενης επιχείρησης;

Ένα από τα σημαντικότερα λάθη είναι ότι η επιχείρηση συνεχίζει να λειτουργεί με τις ίδιες διαδικασίες ενώ ο όγκος της δραστηριότητας έχει αυξηθεί σημαντικά. Έτσι, δημιουργούνται καθυστερήσεις, ελλιπής πληροφόρηση και περισσότερες πιθανότητες λάθους.

Αρκεί να έχει μια επιχείρηση υψηλό τζίρο για να θεωρείται οικονομικά υγιής;

Όχι. Ο τζίρος δείχνει τις πωλήσεις, όχι το τελικό οικονομικό αποτέλεσμα ή τη ρευστότητα. Για αυτό, η διοίκηση πρέπει να εξετάζει παράλληλα το κόστος, τις υποχρεώσεις, τις εισπράξεις και την κερδοφορία.

Πότε πρέπει να ενημερώνω τον λογιστή για μια σημαντική απόφαση;

Ιδανικά, πριν την υλοποιήσετε. Έτσι, ο λογιστής μπορεί να εξετάσει εγκαίρως τις λογιστικές, φορολογικές ή ασφαλιστικές συνέπειες που μπορεί να προκύψουν.

Πότε μια μικρή επιχείρηση χρειάζεται πιο οργανωμένο λογιστήριο;

Όταν αυξάνονται σημαντικά οι συναλλαγές, το προσωπικό, οι δραστηριότητες ή οι υποχρεώσεις, η επιχείρηση χρειάζεται καλύτερη οργάνωση ανεξάρτητα από το μέγεθός της. Δείτε επίσης τι πρέπει να προσφέρει ένας λογιστής για μικρή επιχείρηση.

Η σωστή λογιστική οργάνωση μπορεί να βοηθήσει στην ανάπτυξη;

Ναι. Η σωστή πληροφόρηση επιτρέπει στη διοίκηση να γνωρίζει καλύτερα τα κόστη, τις υποχρεώσεις και τις οικονομικές ανάγκες της. Επομένως, μπορεί να παίρνει αποφάσεις με περισσότερα πραγματικά δεδομένα.

Η λογιστική πρέπει να εξελίσσεται μαζί με την επιχείρηση

Μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση δεν χρειάζεται απλώς περισσότερες πωλήσεις. Χρειάζεται και διαδικασίες που μπορούν να υποστηρίξουν τον μεγαλύτερο όγκο δραστηριότητας.

Για αυτό, η λογιστική οργάνωση πρέπει να εξελίσσεται παράλληλα με την επιχείρηση.

Η έγκαιρη πληροφόρηση, η σωστή διαχείριση των παραστατικών, η παρακολούθηση της ρευστότητας και ο συντονισμός με τη μισθοδοσία μπορούν να περιορίσουν σημαντικά τα λάθη.

Παράλληλα, ένας οργανωμένος λογιστής για επιχειρήσεις μπορεί να βοηθήσει τη διοίκηση να έχει σαφέστερη εικόνα των οικονομικών δεδομένων της.

Έτσι, η λογιστική δεν λειτουργεί μόνο ως φορολογική υποχρέωση. Μετατρέπεται σε μέρος της σωστής επιχειρηματικής οργάνωσης.

Θέλετε καλύτερη λογιστική οργάνωση για την επιχείρησή σας;

Αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, αυξάνει τις συναλλαγές της ή αποκτά προσωπικό, είναι σημαντικό η λογιστική παρακολούθηση να μπορεί να ακολουθήσει αυτή την ανάπτυξη.

Η ACCTAXIS παρέχει οργανωμένη λογιστική, φορολογική και μισθοδοτική υποστήριξη σε επιχειρήσεις, με στόχο τη συνεχή παρακολούθηση των υποχρεώσεων και την καλύτερη οικονομική οργάνωση.

Επικοινωνήστε μαζί μας για να εξετάσουμε τις ανάγκες της επιχείρησής σας και το κατάλληλο πλαίσιο συνεργασίας.