Λογιστική Υποστήριξη Επιχείρησης με Προσωπικό: Τι Περιλαμβάνει

Η λειτουργία μιας επιχείρησης με εργαζομένους δημιουργεί περισσότερες λογιστικές, φορολογικές και εργασιακές υποχρεώσεις. Ακόμη και η πρόσληψη ενός εργαζομένου απαιτεί σωστή διαχείριση της μισθοδοσίας, των δηλώσεων στο ΕΡΓΑΝΗ, των ασφαλιστικών εισφορών, της ΑΠΔ, των αδειών και πολλών ακόμη διαδικασιών.

Για αυτόν τον λόγο, η λογιστική υποστήριξη επιχείρησης με προσωπικό δεν αφορά μόνο την καταχώρηση παραστατικών και τις φορολογικές δηλώσεις. Αντίθετα, το λογιστικό γραφείο χρειάζεται να παρακολουθεί τόσο την οικονομική λειτουργία της επιχείρησης όσο και τις υποχρεώσεις που δημιουργεί η απασχόληση εργαζομένων.

Παράλληλα, η σωστή λογιστική και μισθοδοτική οργάνωση βοηθά τον επιχειρηματία να γνωρίζει το πραγματικό κόστος του προσωπικού του. Επιπλέον, περιορίζει τον κίνδυνο λαθών και εκπρόθεσμων ενεργειών.

Τι αλλάζει όταν μια επιχείρηση αποκτά προσωπικό;

Μια επιχείρηση χωρίς εργαζομένους αντιμετωπίζει κυρίως λογιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις. Μόλις όμως πραγματοποιήσει την πρώτη πρόσληψη, προσθέτει ένα νέο και απαιτητικό κομμάτι στην καθημερινή λειτουργία της: την εργατική και μισθοδοτική διαχείριση.

Πλέον, ο εργοδότης χρειάζεται να παρακολουθεί:

• τις προσλήψεις και τις μεταβολές των εργαζομένων,
• τα ωράρια εργασίας,
• τη μισθοδοσία,
• τις ασφαλιστικές εισφορές,
• την Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (ΑΠΔ),
• τις άδειες και τις απουσίες,
• τις υπερωρίες και τις πρόσθετες ώρες εργασίας,
• τις υποχρεώσεις στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ,
• την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, όπου εφαρμόζεται,
• τις αποχωρήσεις ή τις καταγγελίες συμβάσεων.

Επομένως, όσο αυξάνεται το προσωπικό, τόσο μεγαλύτερη σημασία αποκτά η οργανωμένη συνεργασία με το λογιστικό γραφείο.

Τι περιλαμβάνει η λογιστική υποστήριξη επιχείρησης με προσωπικό;

Η ολοκληρωμένη υποστήριξη καλύπτει τόσο το λογιστικό και φορολογικό κομμάτι όσο και τη μισθοδοσία. Παράλληλα, περιλαμβάνει την παρακολούθηση των βασικών υποχρεώσεων που προκύπτουν από την απασχόληση εργαζομένων.

Λογιστική παρακολούθηση της επιχείρησης

Αρχικά, η σωστή λογιστική παρακολούθηση αποτελεί τη βάση για κάθε επιχείρηση.

Ανάλογα με τη νομική μορφή και τη δραστηριότητά της, το λογιστικό γραφείο ελέγχει τα έσοδα και τα έξοδα, παρακολουθεί τα παραστατικά και πραγματοποιεί τις απαραίτητες λογιστικές εργασίες. Επιπλέον, ελέγχει τη διαβίβαση και τον χαρακτηρισμό των δεδομένων στο myDATA και οργανώνει τις σχετικές φορολογικές υποχρεώσεις.

Ωστόσο, ο στόχος δεν περιορίζεται στην εμπρόθεσμη υποβολή των δηλώσεων. Αντίθετα, οι ολοκληρωμένες λογιστικές υπηρεσίες για επιχειρήσεις βοηθούν τον επιχειρηματία να αποκτήσει σαφέστερη εικόνα για την οικονομική κατάσταση της επιχείρησής του.

Υπολογισμός μισθοδοσίας

Η μισθοδοσία αποτελεί μία από τις σημαντικότερες υποχρεώσεις μιας επιχείρησης με προσωπικό.

Κάθε μήνα, ο σωστός υπολογισμός της μισθοδοσίας λαμβάνει υπόψη στοιχεία όπως:

• τον συμφωνημένο μισθό ή ημερομίσθιο,
• το είδος της απασχόλησης,
• τις ημέρες και τις ώρες εργασίας,
• τις άδειες,
• τις απουσίες,
• τις υπερωρίες ή τις πρόσθετες ώρες,
• τις ασφαλιστικές κρατήσεις,
• τον φόρο μισθωτών υπηρεσιών,
• τα επιδόματα και τις λοιπές αποδοχές.

Επιπλέον, η επιχείρηση πρέπει να ενημερώνει έγκαιρα το λογιστικό γραφείο για κάθε στοιχείο που επηρεάζει τη μισθοδοσία. Έτσι, ο λογιστής μπορεί να υπολογίζει σωστά τις αποδοχές και τις σχετικές υποχρεώσεις.

Προσλήψεις και μεταβολές εργαζομένων

Η πρόσληψη ενός εργαζομένου απαιτεί σωστή προετοιμασία πριν από την έναρξη της εργασίας του.

Για αυτό, ο εργοδότης πρέπει να ενημερώνει εγκαίρως το λογιστικό γραφείο και να παρέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία. Με αυτόν τον τρόπο, το γραφείο μπορεί να ολοκληρώσει τις απαιτούμενες ενέργειες μέσα στις προβλεπόμενες προθεσμίες.

Παράλληλα, κατά τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης μπορεί να προκύψουν αλλαγές σε:

• ωράριο,
• ημέρες εργασίας,
• αποδοχές,
• είδος απασχόλησης,
• θέση ή ειδικότητα,
• στοιχεία της εργασιακής σχέσης.

Επομένως, η επιχείρηση πρέπει να ενημερώνει άμεσα τον λογιστή της για κάθε αλλαγή που αφορά εργαζόμενο.

ΕΡΓΑΝΗ και υποχρεώσεις εργοδότη

Το Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ αποτελεί βασικό μέρος της διαχείρισης μιας επιχείρησης με προσωπικό.

Μέσω του συστήματος, οι εργοδότες και οι εξουσιοδοτημένοι συνεργάτες τους διαχειρίζονται διαδικασίες που συνδέονται με την απασχόληση των εργαζομένων.

Παράλληλα, το εργασιακό πλαίσιο και οι ηλεκτρονικές διαδικασίες εξελίσσονται. Για αυτόν τον λόγο, η επιχείρηση χρειάζεται οργανωμένη παρακολούθηση και σταθερή επικοινωνία με το λογιστικό γραφείο.

Η ανάγκη αυτή γίνεται ακόμη μεγαλύτερη όταν υπάρχουν διαφορετικά ωράρια, μερική απασχόληση, αλλαγές βαρδιών ή συχνές μεταβολές στο προσωπικό.

ΑΠΔ και ασφαλιστικές εισφορές

Κάθε μήνα, η επιχείρηση έχει συγκεκριμένες ασφαλιστικές υποχρεώσεις για το προσωπικό της.

Το λογιστικό γραφείο υπολογίζει τις ασφαλιστικές εισφορές με βάση τα στοιχεία της μισθοδοσίας και παρακολουθεί τις σχετικές υποχρεώσεις. Επιπλέον, προετοιμάζει την Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (ΑΠΔ) σύμφωνα με τα ασφαλιστικά δεδομένα των εργαζομένων.

Η σωστή καταχώρηση των ημερών ασφάλισης, των αποδοχών και των ασφαλιστικών στοιχείων απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή. Διαφορετικά, ένα λάθος μπορεί να επηρεάσει τόσο την επιχείρηση όσο και την ασφαλιστική εικόνα του εργαζομένου.

Για αυτό, η λογιστική παρακολούθηση και η μισθοδοσία πρέπει να λειτουργούν συντονισμένα.

Άδειες, δώρα και επίδομα αδείας

Η μισθοδοτική υποστήριξη δεν αφορά μόνο τον μηνιαίο μισθό.

Κατά τη διάρκεια του έτους, το λογιστικό γραφείο παρακολουθεί και υπολογίζει, ανάλογα με την περίπτωση:

• την ετήσια άδεια,
• το επίδομα αδείας,
• το Δώρο Πάσχα,
• το Δώρο Χριστουγέννων,
• τις ασθένειες και άλλες απουσίες.

Επιπλέον, ο εργοδότης πρέπει να ενημερώνει εγκαίρως για τις άδειες και τις μεταβολές που επηρεάζουν τη μισθοδοσία.

Έτσι, όσο αυξάνεται ο αριθμός των εργαζομένων, τόσο σημαντικότερη γίνεται η συστηματική παρακολούθηση αυτών των στοιχείων.

Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας

Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας έχει προσθέσει ένα ακόμη επίπεδο οργάνωσης για τις επιχειρήσεις που υπάγονται στην εφαρμογή της.

Στην πράξη, η επιχείρηση χρειάζεται να παρακολουθεί προσεκτικά την πραγματική απασχόληση των εργαζομένων και να τη συντονίζει με τα στοιχεία που δηλώνει.

Για αυτόν τον λόγο, ο εργοδότης πρέπει να οργανώσει σωστά τις εσωτερικές διαδικασίες του. Παράλληλα, πρέπει να ενημερώνει εγκαίρως το λογιστικό γραφείο για μεταβολές που επηρεάζουν την εργασιακή σχέση ή τη μισθοδοσία.

Επομένως, η σωστή εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας δεν αποτελεί μόνο τεχνικό ζήτημα. Απαιτεί συνεργασία μεταξύ επιχείρησης, εργαζομένων και λογιστικού γραφείου.

Πόσο κοστίζει πραγματικά ένας εργαζόμενος στην επιχείρηση;

Πολλοί νέοι εργοδότες υπολογίζουν αρχικά ως κόστος προσωπικού μόνο τον καθαρό ή τον συμφωνημένο μικτό μισθό. Ωστόσο, το πραγματικό εργοδοτικό κόστος είναι μεγαλύτερο.

Ανάλογα με την περίπτωση, το συνολικό κόστος περιλαμβάνει τον μικτό μισθό και τις εργοδοτικές ασφαλιστικές εισφορές. Επιπλέον, η επιχείρηση πρέπει να συνυπολογίζει τα δώρα, το επίδομα αδείας και άλλες επιβαρύνσεις που συνδέονται με την εργασιακή σχέση.

Για αυτόν τον λόγο, πριν από μια νέα πρόσληψη είναι χρήσιμο να γνωρίζει το συνολικό εκτιμώμενο κόστος απασχόλησης.

Έτσι, ο επιχειρηματίας μπορεί να προγραμματίσει καλύτερα τις ταμειακές ανάγκες της επιχείρησης. Παράλληλα, μπορεί να αξιολογήσει αν η επιχείρηση μπορεί να υποστηρίξει οικονομικά τη νέα θέση εργασίας σε βάθος χρόνου.

Γιατί είναι σημαντική η έγκαιρη επικοινωνία με τον λογιστή;

Στη διαχείριση προσωπικού, πολλές διαδικασίες συνδέονται με συγκεκριμένες προθεσμίες. Επομένως, ο χρόνος ενημέρωσης του λογιστικού γραφείου παίζει καθοριστικό ρόλο.

Η επιχείρηση δεν πρέπει να ενημερώνει τον λογιστή αφού έχει ήδη πραγματοποιήσει μια σημαντική αλλαγή. Αντίθετα, χρειάζεται να επικοινωνεί μαζί του εγκαίρως για θέματα όπως:

• νέα πρόσληψη,
• αλλαγή ωραρίου,
• μετατροπή πλήρους σε μερική απασχόληση ή το αντίστροφο,
• άδεια ή ασθένεια,
• πρόσθετη ή υπερωριακή απασχόληση,
• αλλαγή αποδοχών,
• αποχώρηση εργαζομένου.

Με αυτόν τον τρόπο, το λογιστικό γραφείο μπορεί να ελέγξει εγκαίρως τις απαιτούμενες ενέργειες. Παράλληλα, η επιχείρηση περιορίζει σημαντικά τον κίνδυνο λαθών ή εκπρόθεσμων διαδικασιών.

Τι πρέπει να παρέχει ένα λογιστικό γραφείο σε επιχείρηση με προσωπικό;

Μια επιχείρηση με εργαζομένους χρειάζεται κάτι περισσότερο από έναν λογιστή που απλώς υποβάλλει δηλώσεις.

Χρειάζεται έναν συνεργάτη που κατανοεί τη συνολική λειτουργία της επιχείρησης και μπορεί να συντονίζει τις διαφορετικές υποχρεώσεις της.

Για αυτόν τον λόγο, η σωστή υποστήριξη βασίζεται σε τρεις βασικούς άξονες.

Λογιστική παρακολούθηση: Το λογιστικό γραφείο παρακολουθεί τα έσοδα, τα έξοδα, τα παραστατικά και τις φορολογικές υποχρεώσεις.

Μισθοδοτική παρακολούθηση: Παράλληλα, υπολογίζει τις αποδοχές και τις ασφαλιστικές υποχρεώσεις που συνδέονται με το προσωπικό.

Συνεχής ενημέρωση: Επιπλέον, καθοδηγεί την επιχείρηση όταν προκύπτει πρόσληψη, μεταβολή ή άλλη σημαντική ενέργεια που αφορά εργαζόμενο.

Έτσι, ο επιχειρηματίας έχει έναν πιο οργανωμένο τρόπο διαχείρισης των καθημερινών υποχρεώσεών του.

Πότε μια επιχείρηση χρειάζεται πιο οργανωμένη λογιστική υποστήριξη;

Όσο αναπτύσσεται μια επιχείρηση, τόσο αυξάνεται και η πολυπλοκότητα της λογιστικής και μισθοδοτικής παρακολούθησης.

Ειδικότερα, η ανάγκη για πιο οργανωμένη υποστήριξη αυξάνεται όταν:

• μεγαλώνει ο αριθμός των εργαζομένων,
• υπάρχουν διαφορετικά ωράρια ή βάρδιες,
• πραγματοποιούνται συχνές προσλήψεις και αποχωρήσεις,
• αυξάνεται ο αριθμός των παραστατικών,
• λειτουργούν περισσότερα υποκαταστήματα ή εγκαταστάσεις,
• υπάρχουν αυξημένες απαιτήσεις μισθοδοσίας,
• η διοίκηση χρειάζεται συχνότερη οικονομική πληροφόρηση.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, το λογιστικό γραφείο δεν πρέπει να λειτουργεί μόνο όταν εμφανίζεται μια φορολογική ή εργασιακή προθεσμία. Αντίθετα, χρειάζεται να παρακολουθεί συστηματικά την επιχείρηση και να βοηθά στον έγκαιρο προγραμματισμό των υποχρεώσεών της.

Ακόμη και μια μικρή επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται αυξημένη λογιστική υποστήριξη όταν απασχολεί προσωπικό, έχει πολλές συναλλαγές ή αντιμετωπίζει σύνθετες υποχρεώσεις.

Αντίστοιχα, μια εμπορική επιχείρηση χρειάζεται συντονισμό μεταξύ παραστατικών, myDATA, φορολογικών υποχρεώσεων και μισθοδοσίας όταν διαθέτει εργαζομένους.

Λογιστής και μισθοδοσία πρέπει να λειτουργούν συντονισμένα

Η λογιστική και η μισθοδοσία συνδέονται άμεσα μεταξύ τους.

Αρχικά, το κόστος προσωπικού επηρεάζει τα οικονομικά αποτελέσματα και τη ρευστότητα της επιχείρησης. Παράλληλα, οι ασφαλιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις της μισθοδοσίας αποτελούν μέρος του συνολικού οικονομικού προγραμματισμού.

Επομένως, όταν το λογιστικό γραφείο συντονίζει τη λογιστική παρακολούθηση με τη μισθοδοσία, ο επιχειρηματίας αποκτά καλύτερη εικόνα του πραγματικού κόστους λειτουργίας.

Επιπλέον, μπορεί να σχεδιάζει αποτελεσματικότερα τις επόμενες κινήσεις του, ιδιαίτερα όταν εξετάζει νέες προσλήψεις ή περαιτέρω ανάπτυξη της επιχείρησης.

Συχνές ερωτήσεις για τη λογιστική υποστήριξη επιχείρησης με προσωπικό

Μπορεί το ίδιο λογιστικό γραφείο να αναλάβει λογιστήριο και μισθοδοσία;

Ναι. Η ενιαία παρακολούθηση διευκολύνει τον συντονισμό των λογιστικών, φορολογικών και μισθοδοτικών υποχρεώσεων. Επιπλέον, προσφέρει στον επιχειρηματία πιο ολοκληρωμένη εικόνα για το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης.

Πρέπει να ενημερώνω τον λογιστή πριν από κάθε πρόσληψη;

Ναι. Ο εργοδότης πρέπει να ενημερώνει το λογιστικό γραφείο εγκαίρως και πριν από την έναρξη της εργασίας. Έτσι, το γραφείο μπορεί να ελέγξει τα στοιχεία και να προχωρήσει στις απαραίτητες ενέργειες.

Τι γίνεται όταν αλλάζει το ωράριο ενός εργαζομένου;

Η επιχείρηση πρέπει να ενημερώνει άμεσα το λογιστικό γραφείο. Στη συνέχεια, ο λογιστής εξετάζει ποιες ενέργειες απαιτούνται ανάλογα με το είδος της αλλαγής και το ισχύον πλαίσιο.

Η μισθοδοσία χρεώνεται ξεχωριστά από τη λογιστική παρακολούθηση;

Αυτό εξαρτάται από το πλαίσιο συνεργασίας με κάθε λογιστικό γραφείο. Συνήθως, το κόστος επηρεάζουν ο αριθμός των εργαζομένων, το είδος της απασχόλησης και η πολυπλοκότητα της μισθοδοσίας.

Χρειάζεται λογιστική υποστήριξη μια μικρή επιχείρηση με έναν μόνο εργαζόμενο;

Ναι. Ακόμη και ένας εργαζόμενος δημιουργεί συγκεκριμένες μισθοδοτικές, ασφαλιστικές και εργοδοτικές υποχρεώσεις. Επομένως, η μικρή επιχείρηση χρειάζεται σωστή παρακολούθηση από την πρώτη πρόσληψη.

Οργανωμένη λογιστική και μισθοδοτική υποστήριξη για επιχειρήσεις

Η πρόσληψη προσωπικού αποτελεί σημαντικό βήμα για την ανάπτυξη μιας επιχείρησης. Ταυτόχρονα, όμως, αυξάνει τις καθημερινές υποχρεώσεις και απαιτεί καλύτερη οργάνωση.

Για αυτόν τον λόγο, η λογιστική υποστήριξη επιχείρησης με προσωπικό χρειάζεται να συνδυάζει τη λογιστική παρακολούθηση με τη φορολογική συμμόρφωση και τη μισθοδοσία. Παράλληλα, απαιτεί σωστή διαχείριση των εργοδοτικών υποχρεώσεων και συνεχή επικοινωνία μεταξύ επιχειρηματία και λογιστικού γραφείου.

Στην ACCTAXIS υποστηρίζουμε επιχειρήσεις στην καθημερινή λογιστική και μισθοδοτική τους λειτουργία, με έμφαση στη σωστή οργάνωση και στην έγκαιρη παρακολούθηση των υποχρεώσεών τους.

Επομένως, αν η επιχείρησή σας απασχολεί προσωπικό ή σχεδιάζετε τις πρώτες σας προσλήψεις, επικοινωνήστε με την ACCTAXIS. Θα εξετάσουμε τις ανάγκες της επιχείρησής σας και θα διαμορφώσουμε το κατάλληλο πλαίσιο λογιστικής και μισθοδοτικής υποστήριξης.

---

Χρειάζεστε λογιστική και μισθοδοτική υποστήριξη για την επιχείρησή σας;

Κάθε επιχείρηση με προσωπικό έχει διαφορετικές ανάγκες, ανάλογα με τον αριθμό των εργαζομένων, τον τρόπο απασχόλησης και τη δραστηριότητά της.

Η ACCTAXIS μπορεί να αναλάβει οργανωμένα τη λογιστική και μισθοδοτική παρακολούθηση της επιχείρησής σας, ώστε να έχετε έναν σταθερό συνεργάτη για τις καθημερινές λογιστικές, φορολογικές και εργοδοτικές σας υποχρεώσεις.

Επικοινωνήστε μαζί μας για να συζητήσουμε τις ανάγκες της επιχείρησής σας.